سيستم حسابداري ارزي از سه بخش عمده تعاريف و عمليات دوره اي و عمليات حين روز تشکيل شده است.
تعاريف اطلاعات مربوط به سرفصل حسابها (کدينگ حسابداري) و هم چنين الگوهاي اسناد به سيستم معرفي ميشود.
عمليات دوره اي در مقاطع خاص گزارش ها و فلاپي هاي مور نياز(فهرست مرکز و تراز ماهانه شعب و تلفيق) تهيه مي شود.
عمليات حين روز شامل بخشهاي چون ورود اطلاعات اسناد و تاييد اول و تاييد دوم اسناد و قطعي کردن اسناد و هم چنين انتقال POSITION به امور بين الملل و بستن پايان روز ميباشد.
نحوه انجام عمليات مرتبط با امور ارزي از طريق سيستم مکانيزه - عمليات ابتداي روز از دو بخش زير تشکيل شده است :
- معرفي نرخ ارز به سيستم مکانيزه
که از مسير تعاريف / ارز/ نرخ تبديل انواع ارز به ريال ، نرخهاي اعلام شده توسط بانک به سيستم معرفي ميشوند.
- تاييد نرخ
که از مسير تعاريف / ارز/ تاييد و رفع تاييد نرخ تبديل ارز ، نرخهاي وارد شده در سيستم تاييد ميشوند.
- عمليات حين روز از چهار بخش زير تشکيل شده است :
- ورود غير مکانيزه اسناد
که از مسير عمليات حين روز / عمليات حسابداري/ ورود غيرمکانيزه اسناد، اسناد در سيستم ثبت ميشوند.
- تاييد اول - صاحب امضاء 2
که از مسير عمليات حين روز / عمليات حسابداري/ تاييد اول اسناد/ امضاي 2 ، اسنادي که در وضعيت ايجادي واحد هستند توسط صاحب امضا 2 بايستي تاييد شوند.
- تاييد دوم - صاحب امضاء 1
که از مسير عمليات حين روز / عمليات حسابداري/ تاييد دوم اسناد/ امضاي 1 ، اسنادي که در وضعيت تاييدي واحد هستند توسط صاحب امضا 1 بايستي تاييد شوند.
- قطعي کردن اسناد
که از مسير عمليات حين روز / عمليات حسابداري/ قطعي کردن اسناد حسابداري، اسنادي که در وضعيت ارسال حسابداري ميباشند بايستي قطعي شوند.
لازم به ذکر است چنانچه سندي در وضعيت تاييدي يا قطعي شده باشد امکان اصلاح و حذف آن موجود نميباشد بنابراين با توجه به وضعيت سند بايستي ابتدا رفع قطعي و رفع تاييد صورت گيرد و سپس سند را اصلاح نمود . بدين صورت که چنانچه سند درحالت قطعي شده باشد بايستي از مسير عمليات حين روز/ عمليات حسابداري/ رفع قطعي اسناد حسابداري، سند مورد نظر را رفع قطعي نمود.
چنانچه سند در حالت ارسال به حسابداري باشد بايستي از مسير عمليات حين روز/ عمليات حسابداري/ رفع تاييد دوم اسناد ، سند مورد نظر را رفع تاييد نمود.
چنانچه سند در حالت تاييدي واحد باشد بايستي از مسير عمليات حين روز/ عمليات حسابداري/ رفع تاييد اول اسناد ، سند مورد نظر را رفع تاييد نمود.
- عمليات پايان روز از هفت بخش زير تشکيل شده است :
- تاييد و قطعي نمودن کليه اسناد موجود در سيستم حسابداري:
که از مسير عمليات حين روز / عمليات حسابداري/ قطعي نمودن اسناد حسابداري، تمام اسناد موجود در سيستم حسابداري بايستي قطعي شوند.
- اخذ گزارشهاي مربوط به سرفصل هاي وضعيت ارزي و ارزش ريالي ( 1567،4950، 1568،4960)
که از مسير عمليات حين روز / بازيابي گزارش/ ليست مانده حسابها، گزارشهاي فوق را ميتوان تهيه نمود لازم به ذکر است که سرفصلهاي وضعيت ارزي را به تفکيک گروه معين و سرفصلهاي ارزش ريالي را به تفکيک تفصيلي تهيه نمود.
- انتقال Position:
که از مسير عمليات حين روز / عمليات حسابداري/ انتقال Position در تاريخ روز جاري اسناد مربوط به Position بصورت اتوماتيک صادر شده و شماره اسناد به کاربر نشان داده ميشود.
- قطعي نمودن اسناد فوق پس از تاييد اول و دوم و اخذ پرينت اسناد و ارسال يک نسخه به اداره امور
بينالملل.
لازم به ذکراست پس از قطعي نمودن اسناد فوق Position شعبه صفر ميشود در واقع مانده ريالي و ارزي سرفصلهاي ارزي و ارزش ريالي صفر شده و با اخذ مجدد گزارش ليست مانده حساب از سرفصلهاي فوق رديفي در گزارش به کاربر نشان داده نميشود.
- بستن پايان روز:
در پايان هر روز حسابهاي شعبه را بايد بست و بعد از آن امکان صدور سند موجود نميباشد و از مسير عمليات حين روز / عمليات حسابداري/ بستن پايان روز، با وارد کردن تاريخ روز جاري ميتوان حساب شعبه را بست و در نهايت گزارشهاي خلاصه دفتر کل و گزارش تطبيقيه تهيه ميشود.
- تهيه فايل تراز روزانه:
از مسير عمليات دورهاي/ انتهاي ماه/ تهيه فايل خلاصه دفتر کل روزانه، با وارد نمودن تاريخ روز جاري فايل مربوط به شعبه ارزي تهيه ميشود.
- تلفيق خلاصه دفتر کل روزانه :
بعد از دريافت فلاپي تراز دفترکل روزانه از بخش ريال و تهيه فايل تراز روزانه بخش ارز با انتخاب فعاليت تلفيق از مسير عمليات دورهاي/ انتهاي ماه/ تلفيق تراز خلاصه دفتر کل روزانه و اخذ تراز روز جاري فايل تلفيق توسط سيستم تهيه ميشود.
نکته قابل توجه: چنانچه در بستن عمليات پايان روز بخواهيم سندي را اصلاح يا حذف نماييم بايستي از مسير عمليات حين روز/ عمليات حسابداري/ باز کردن پايان روز و وارد نمودن تاريخ روز جاري حسابهاي پايان روز باز شده و اسناد مرتبط با انتقال Position و اسناد تسعير ( در صورت موجود) و سند مورد نظر را رفع قطعي و رفع تاييد دوم و اول نمود در اينصورت وضعيت اسناد فوق به حالت ايجادي واحد تبديل ميشود و از مسير عمليات دورهاي/ انتهاي ماه/ حذف اسناد مکانيزه با وارد کردن تاريخ روز جاري اسناد مربوط به انتقال Position و تسعير بايستي حذف گردد و سپس از مسير عمليات حين روز/ عمليات حسابداري/ ورود غيرمکانيزه اسناد، سند مورد نظر را اصلاح يا حذف نمود و مجدداٌ بايستي اسناد مکانيزه تسعير و انتقال Position در سيستم ثبت شود و با تاييد اول و دوم و قطعي نمودن اسناد ميتوان عمليات پايان روز را مطابق با بند فوق انجام داد.
منوهاي سيستم حسابداري ارزي از سه بخش اصلي تعريف شده است :
1- تعاريف
1-1- ارز
1-1-1 ويرايش ارز
2-1-1 تبديل انواع ارز به ريال
3-1-1 تاييد / رفع تاييد نرخ تبديل ارز
2-1- کدينگ حسابداري
1-2-1 ويرايش حسابهاي کل
2-2-1 ويرايش حسابهاي کل ارزي
3-2-1 ويرايش کد مشتري
4-2-1 ويرايش اطلاعات گروه معين
5-2-1ويرايش حسابهاي معين
3-1- تعريف اسناد
1-3-1 تعريف اسناد
2-3-1 صدور مجوز توليد اسناد يه واحدها
3-3-1 ويرايش مشخصات عطف و رفرانس
2- عمليات دوره اي
1-2 انتهاي ماه
1-1-2 گزارش کنترلي جهت تسعير
2-1-2 تسعير و ارزيابي حسابها
3-1-2 گزارش خلاصه دفتر کل
4-1-2 گزارش خلاصه دفتر کل ارزي
5-1-2 گزارش تراز ارزي
6-1-2 گزارش تراز ارزي - معادل ريالي
7-1-2 آمار اسکناس و نقود بيگانه
8-1-2 گزارش صورت وضعيت حسابها
9-1-2 گزارش وضعيت حسابهاي مشتريان
10-1-2 گزارش بين واحدها
11-1-2 تهيه فايل بين واحد دوره اي
12-1-2 تهيه فايل خلاصه دفتر کل- روزانه
13-1-2 تلفيق خلاصه دفتر کل- روزانه
14-1-2 تهيه فايل خلاصه دفتر کل ماهانه
15-1-2 تلفيق خلاصه دفتر کل ماهانه
16-1-2 گزارش دفتر روزنامه
17-1-2 گزارش صورت حساب
18-1-2 حذف اسناد مکانيزه
2-2 انتهاي سال
1-2-2 عمليات تراز نوع اول
2-2-2 عمليات تراز نوع دوم
3-2-2عمليات تراز نوع سوم
4-2-2 انتقال حسابها به سال مالي جديد / اختتاميه - افتتاحيه
5-2-2 برگشت انواع تراز
3- عمليات حين روز
1-3 عمليات حسابداري
1-1-3 ورود غبر مکانيزه اسناد
2-1-3 تاييد اول اسناد - امضاء 2
3-1-3 تاييد دوم اسناد - امضاء 1
4-1-3 قطعي کردن اسناد حسابداري
5-1-3 رفع قطعي اسناد حسابداري
6-1-3 رفع تاييد دوم اسناد - امضاء 1
7-1-3 رفع تاييد اول اسناد - امضاء 2
8-1-3 انتقال POSITION
9-1-3 بستن پايان روز
10-1-3 باز کردن پايان روز
11-1-3 تسويه ارقام باز
12-1-3 ويرايش عطف و رفرانس اسناد
13-1-3 انتقال اطلاعات شعبه به ستاد
14-1-3 تهيه back up
15-1-3 بازگرداندن اطلاعات backup
3-2 بازيابي / گزارش
1-2-3 گزارش روزنامه اسناد
2-2-3 گزارش دفتر معين
3-2-3 ليست مانده حسابها
4-2-3 گزارش مانده وضعيت ارزي
5-2-3 وضعيت حسابهاي اعتبارات اسنادي مشتريان
6-2-3 فهرست حسابها
7-2-3 گزارش روزهاي قطعي شده
8-2-3 بازيابي اسناد حسابداري
9-2-3 گزارش برگه هاي سوخته شده
10-2-3 آمار اسناد بين واحد
11-2-3 گزارش صدور برگه
1-1-1 تعاريف - ارز - ويرايش ارز هدف اصلي اين فعاليت معرفي ارزهاي مختلف در سيستم ميباشد.به طوري که متناظر با هر ارز کد خاصي در سيستم در نظرگرفته ميشود و اين کد درکل سيستم قابل شناسايي ميباشد .
مشخصات اصلي هر ارز عبارتند از :
- نماد ارز :
که معرف نماد بين المللي و جهاني هر ارزميباشد
- تعداد واحد جهت اعلام نرخ:
تعداد واحد برابر هر ارز نسبت به ارز پايه ( ريال ايران) ميباشد بطور مثال واحد ين 100 ميباشد و براي هر 100 ين نرخ اعلام ميشود .
- عملگر:
چنانچه ارزش ارز مورد نظر با احتساب تعداد واحد از ريال ايران بيشتر باشد عملگر ضرب و در غيراينصورت تقسيم مقداردهي ميشود.
- کدارز از ديد بانک مرکزي :
زماني كه كد ارز در سيستم موجود با كد ارز بانك مركزي يكسان نباشد ، براي برقراري ارتباط بين اين حوزه ها بايستي حوزه مورد نظر مقداردهي شود تا در صورت نياز بتوان از آن استفاده كرد .مقدار آن به صورت پيش فرض برابر كد ارز ميباشد .
- کد ارز از ديد امور مالي:
زماني كه كد ارز در سيستم موجود با كد ارز امور مالي يكسان نباشد ، براي برقراري ارتباط بين اين
حوزه ها بايستي حوزه مورد نظر مقداردهي شود تا در صورت نياز بتوان از آن استفاده كرد. مقدار آن به صورت پيش فرض برابر كد ارز ميباشد .
نکته قابل توجه: چنانچه با ارز خاصي سرفصل کل ارزي تعريف شده باشد امکان حذف آن موجود
نمي باشد. هنگام درج مشخصات يک ارز حوزه هاي نماد ارز و شرح فارسي و لاتين بايستي مقداردهي شود و بطور پيش فرض نحوه روند مبالغ به صورت روند به بالا و عملگر ضرب و کد وارد شده کد بانک مرکزي و کد امور مالي هم ميباشد و هم چنين فرمت نمايش مبالغ ارزي به صورت 16 رقم صحيح و 2 رقم اعشار
ميباشد .
2-1-1 تعاريف - ارز - نرخ تبديل انواع ارزبه ريال هدف اصلي اين فعاليت معرفي نرخ ارز به سيستم مکانيزه ميباشد در واقع نرخ نامهاي که بانک روزانه اعلام مي کند توسط اين فعاليت به سيستم معرفي ميشود تا هنگام صدور سند نرخ از طريق سيستم قابل واکشي باشد .شايان ذکر است که چنانچه به هر دليلي نرخ اعلام شده در طول روز تغيير نمايد ميتوان از طريق همين فعاليت نرخ را مجدداٌ وارد سيستم نمود فقط بايستي قبل از اين کار اسناد ثبت شده با نرخ قديم را قطعي نمود و سپس نرخ جديد را وارد نمود و هنگام صدور سند سيستم آخرين نرخ ثبت شده را واکشي مينماييد .
مشخصات اصلي نرخ تبديل انواع ارز به ريال عبارتند از :
- ماخذ نرخ:
غالباٌ بانک مرکزي نرخ خريد و فروش را براي بانکها اعلام مينمايد.
- نوع نرخ برابري :
غالبا نرخ شناور مديريت شده مي باشد .
- نرخ مرجع
- نرخ خريد
- نرخ فروش:
نرخ فروش بايد از نرخ خريد بزرگتر باشد.
حال با زدن دکمه ويرايش بايستي حوزه هاي مربوط به ماخذ نرخ و نوع نرخ برابري که به طور پيش فرض بانک مرکزي و نرخ شناور مديريت شده ميباشد را مقداردهي نمود و سپس به ترتيب براي هر ارز مبالغ نرخ مرجع و خريد و فروش را که در نرخ نامه معرفي شده است را در سيستم وارد نمود و سپس با زدن دکمه "تاييد" اطلاعات مربوط به نرخ نامه در سيستم ثبت ميشود . حال اگر بخواهيم اطلاعات ارزي را اصلاح يا حذف نماييم بايستي با زدن دکمه ويرايش و واردن نمودن اطلاعات ماخذ نرخ و نوع نرخ برابري اطلاعات وارد شده در جدولي به کاربر نشان داده ميشود و با انتخاب رديف مورد نظر و زدن دکمه مورد نظر ( اصلاح خط يا حذف خط) وسپس با زدن دکمه تاييد ميتوان عمل مورد نياز را انجام داد.
چنانچه بخواهيم تمامي اطلاعات وارد شده را حذف کنيم با زدن دکمه حذف وواردن نمودن اطلاعات ماخذ نرخ و نوع نرخ برابري آخرين اطلاعات وارد شده در جدولي به کاربر نشان داده ميشود و با زدن دکمه "تاييد" اطلاعات حذف ميشود . شايان ذکر است که اگر اطلاعات نرخ تاييد شده باشد امکان اصلاح يا حذف موجود نمي باشد.
نکته قابل توجه: با وارد کردن اطلاعات نرخ يورو تمامي ارزهاي تحت يورو مانند مارک آلمان ... در سيستم به طور اتوماتيک محاسبه ميشود.
3-1-1 تعاريف – ارز – تاييد رفع تاييد نرخ تبديل ارز نرخ تبديل انواع ارز به ريال در زمان صدور سند زماني قابل واکشي از سيستم ميباشد که توسط سيستم تاييد شده باشد در نتيجه پس از ورود اطلاعات نرخ نامه بايستي توسط اين فعاليت در تاريخ روز جاري آنها را نيز تاييد نمود. براي رفع / تاييد نرخ بايستي اطلاعات ماخذ نرخ ( بانک مرکزي) و نوع نرخ برابري ( شناور مديريت شده) و همچنين تاريخ اعلام نرخ ( تاريخ روز جاري) وارد سيستم شود و سيستم بطور خودکار اطلاعات نرخ نامه را به کاربر نشان ميدهد، و بنا به نياز کاربر ميتوان آنها را تاييد يا رفع تاييد نمود و در صورت تاييد نمودن کاربر امکان واکشي نرخ در زمان صدور سند ميسر خواهد بود.
لازم به ذکر است که تا زماني که با نرخ تاييد شده در سيستم سندي صادر نشده باشد امکان رفع تاييد موجود
ميباشد. و در ضمن هنگام صدور سند چنانچه تاريخ والور تاريخ روز تعطيل باشد سيستم نرخ تاييد شده اولين روز کاري بعد از تعطيلات را به کاربر نشان ميدهد و براي نرخهاي انتظامي آخرين نرخ تاييد شده را به کاربر نشان داده ميشود.
1-2-1 تعاريف – کدينگ حسابداري- ويرايش حسابهاي کل توسط اين فعاليت ميتوان کد کلهايي که در سطح بانک فعال ميباشند را به سيستم معرفي نمود. لازم به ذکر است که کدينگ حسابداري در سيستم فعلي از 5 لايه ( کد کل- کل ارزي- گروه معين- معين- تفصيلي) تشکيل شده است که کد کل در بالاترن لايه قرار دارد. و چنانچه سرفصلهاي کل ارزي و تفصيلي براي کد کلي تعريف شده باشد امکان حذف آن موجود نميباشد و در صورت حذف آن پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
کد کل در سيستم حتماٌ عددي 4 رقمي ميباشد و حوزههاي اطلاعاتي زير بايستي مقداردهي شود.
- عنوان
- نوع نرخ برابري:
که بعد از نظام تک نرخي شدن هميشه بصورت مديريت شناور شده ميباشد.
- ماهيت مانده:
که ميتواند بدهکار يا بستانکار باشد ولي بصورت پيش فرض بدهکار در نظر گرفته ميشود.
- ماهيت حساب در خلاصه دفتر کل :
چنانچه ماهيت مانده بدهکار باشد ماهيت آن در خلاصه دفتر کل ميتوان دارايي بالاي خط يا دارايي زير خط يا انتظامي باشد و اگر ماهيت مانده بستانکار باشد ماهيت آن در خلاصه دفتر کل ميتواند بدهي بالاي خط يا بدهي زير خط يا انتظامي باشد.
- ماهيت حساب:
که ميتواند يکي از حالتهاي بدهي، دارايي، سود و زيان، درآمد و هزينه ، انتظامي باشد.
- گروه بندي بانک مرکزي
- کد کل از ديد امور مالي:
چنانچه کد کل درسيستم موجود با کد کل امور مالي يکسان نباشد براي برقراري ارتباط بين آنها بايستي اين حوزه مقداردهي شود که بصورت پيش فرض همان کد کل در نظر گرفته ميشود.
- کد کل از ديد بانک مرکزي:
چنانچه کد کل درسيستم موجود با کد کل بانک مرکزي يکسان نباشد براي برقراري ارتباط بين آنها بايستي اين حوزه مقداردهي شود که بصورت پيش فرض همان کد کل در نظر گرفته ميشود.
- نوع حساب کل:
که بدون کنترل بايستي در نظر گرفته شود.
- نحوه کنترل گردشهاي حساب:
پارامتري ميباشد که در زمان قطعي نمودن اسناد اگر مانده حساب با ماهيت مانده همخواني نداشته باشد و حساب دچار خلاف ماهيت شده باشد با پيغام مناسب به کاربر سند مربوطه قطعي نميشود و بطور پيش فرض هميشه به هنگام تاييد حسابداري کنترل ميشود.
- طرف حساب تعهدات:
چنانچه سرفصلي جز داراييهاي زير خط باشد اين حوزه بايستي مقداردهي شود و کد مربوط به طرف آن که جز بدهيهاي زيرخط ميباشد در اين حوزه مقداردهي ميشود.
- کد خلاف ما هيت:
چنانچه مانده حسابي ميتواند خلاف ماهيت باشد ( حساب مرکز) و بخواهيم در کد خاصي آنرا نشان دهيم اين حوزه مقداردهي شده و کد خلاف ماهيت حساب آن حساب در اين حوزه قرار ميگيرد.
لازم به ذکراست که چنانچه نحوه کنترل گردشهاي حساب در سطح کل تغيير يابد تمامي حسابهاي مرتبط به آن در سطح تفصيلي نيز اصلاح ميشود.
در اين فعاليت ميتوان از سرفصل کد کلهاي ايجاد شده در سيستم نيز گزارش تهيه نمود بطوريکه با زدن دکمه جستجو در همين صفحه و تاييد نمودن اطلاعات از سيستم واکشي ميشود و با زدن دکمه گزارش ، گزارش مربوط تهيه و به کاربر نشان داده ميشود.
در اين فعاليت ميتوان نگاه اجمالي به کدينگ حسابداري داشته باشيم بطوريکه با زدن دکمه "بازيابي حساب کل" فرمي به کاربر نشان داده ميشود که با انتخاب رديفي از کد کل چنانچه حساب کل ارزي و حساب معين و معينهاي حسابداري تحت آن کد کل تعريف شده باشد صفحه مخصوص به آن فعال شده و کاربر ميتواند تمام سرفصلهاي وابسته به آن کد کل را مشاهده نمايد.
2-2-1 تعاريف – کدينگ حسابداري- ويرايش حسابهاي کل ارزي توسط اين فعاليت ميتوان حسابهاي کل ارزي را به سيستم معرفي نمود. کد ارز در سيستم فعلي حتماٌ عددي 2 رقمي ميباشد و حوزه اطلاعاتي مربوط به عنوان حتماٌ بايستي مقداردهي شود که بصورت پيش فرض عنوان کد کل و شرح ارز انتخاب شده به کاربر نشان داده ميشود.
دراين فعاليت ميتوان از سرفصلهاي کد کل ارزي ايجاد شده در سيستم گزارش نيز تهيه نمود بطوريکه با زدن دکمه جستجو در همين صفحه و تاييد نمودن، اطلاعات از سيستم واکشي ميشود و با زدن دکمه گزارش ،گزارش مربوطه تهيه و به کاربر نشان داده ميشود.
در اين فعاليت ميتوان نگاه اجمالي به کدينگ حسابداري داشته باشيم بطوريکه با زدن دکمه "بازيابي حسابهاي کل ارزي" فرمي به کاربر نشان داده ميشود که با انتخاب رديفي از کل ارزي چنانچه حساب معين و معينهاي حسابداري تحت آن کل ارزي تعريف شده باشد صفحه مخصوص به آن فعال شده و کاربر ميتواند تمام
سرفصلهاي وابسته به آن، را مشاهده نمايد.
3-2-1 تعاريف – کدينگ حسابداري- تعريف کد مشتري توسط اين فعاليت تمامي اطلاعات مشتريان موجود در شعبه به سيستم معرفي ميشود که با زدن دکمه درج سيستم بطور خودکار شمارهاي به مشتري تخصيص ميدهد و حوزههاي نوع شخصيت و نام و شماره ثبت / شناسنامه بايستي مقداردهي شود چنانچه نوع شخصيت حقيقي باشد حوزهاي نام، نام خانوادگي و نام پدر و شماره شناسنامه بايستي مقداردهي شود و اگر نوع شخصيت حقوقي باشد بايستي حوزههاي نام شرکت و شماره ثبت نيز مقداردهي شود.
توسط اين فعاليت ميتوان گزارشي از تمامي اطلاعات مربوط به مشتريان شعبه تهيه نمود بطوريکه با زدن دکمه جستجو در همين صفحه و تاييد نمودن اطلاعات از سيستم واکشي ميشود و با زدن دکمه گزارش، گزارش مربوطه تهيه و به کاربر نشان داده ميشود.
4-2-1 تعاريف- کدينگ حسابداري- ويرايش اطلاعات گروه معين توسط اين فعاليت ميتوان گروه معين و معين ( لايه سوم و چهارم) از کدينگ حسابداري را به سيستم معرفي نمود. اين فعاليت از سه صفحه شعب داخلي و اطلاعات گروه معين و بازيابي اطلاعات معين تشکيل شده است. که در شعب داخلي ميتوان مشخصات شعب ارزي و ريالي را در سيستم معرفي نمود و زمان معرفي شعب ريالي، کد واحد ارزي شعبه وابسته آن نيز در حوزه شعبه ارزي وابسته بايستي مقداردهي شود.
در صفحه مربوط به اطلاعات گروه معين ابتدا بايستي مشخصات گروه معين وارد شود. بطوريکه با زدن دکمه درج در انتها و وارد نمودن کد گروه معين و شرح اطلاعات آن در جدول مربوطه وارد شده و در نهايت با زدن دکمه تاييد اطلاعات در سيستم ثبت ميشود.
حال براي وارد نمودن اطلاعات معين بايستي با انتخاب رديف مورد نظر از گروه معين و با زدن دکمه درج در انتها و وارد نمودن کدمعين و شرح اطلاعات آن در جدول مربوطه وارد شده و در نهايت با زدن دکمه تاييد اطلاعات معين در سيستم ثبت ميشود.
در ضمن در اين فعاليت ميتوان نگاه اجمالي به کدينگ حسابداري داشته باشيم بطوريکه با زدن دکمه "بازيابي اطلاعات معين" و انتخاب رديفي از گروه معين ( جدول اوليه) چنانچه سرفصل حساب کل و کل ارزي و حسابهاي معين تحت آن گروه معين تعريف شده باشد صفحه مخصوص به آن فعال شده و کاربر ميتواند تمام سرفصلهاي وابسته به آن را مشاهده نمايد.
لازم به ذکر است که چنانچه معين و گروه معيني خاص در سطح تفصيلي تعريف شده باشد امکان حذف آن موجود نميباشد و در صورت حذف آن پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
5-2-1 تعاريف – کدينگ حسابداري- ويرايش حسابهاي معين توسط اين فعاليت ميتوان اطلاعات تفصيلي ( لايه پنجم) از کدينگ را به سيستم معرفي نمود و در واقع در هر مرحله از کدينگ سرفصل حسابهاي حسابداري به دستههاي ريزتري تقسيم ميشوند.
به عنوان مثال براي سرفصل 4100 ( سپرده قرضالحسنه پسانداز اشخاص به ارز) گروه معين ميتوان حقيقي يا حقوقي و معين کد مشتري و تفصيلي شماره حساب مشتري ميباشد.
حوزههايي که بايستي مقداردهي شوند عبارتند از:
- عنوان
- شماره حساب از ديد طرف عمليات:
معرف شمارهاي است که کارگزار براي حسابهاي ما نزد خود در نظر ميگيرد .
- نوع حساب:
که بطور پيش فرض بدون کنترل ميباشد.
- شرح:
چنانچه شرح اضافهتري از عنوان براي سرفصل حساب بخواهيم داشتيم اين حوزه مقداردهي ميشود.
- فعال:
چنانچه سرفصل حسابي غيرفعال شود هنگام صدور سند نميتوان از آن سرفصل استفاده نمود و بطور پيش فرض تمامي حسابها فعال ميباشند.
- تسعير:
چنانچه سرفصل حساب ارزي بخواهيم در عمليات تسعير اثر داشته باشد اين حوزه بايستي انتخاب شود.
- رقم باز
- اداره امور مالي:
چنانچه امور مالي براي سرفصلي، کد خاصي را در نظر بگيرد اين حوزه بايستي مقداردهي شود.
لازم به ذکراست که سرفصلهايي که کد کل آنها با ( 2 و 5) شروع ميشوند اين حوزه بايستي مقداردهي شود که ميتوان همان کد کل را جايگزين نمود.
- عنوان:
چنانچه امور مالي براي سرفصلي عنوان خاصي را در نظر بگيرد اين حوزه بايستي مقداردهي شود.
دراين فعاليت ميتوان از سطح تفصيلي ايجاد شده در سيستم گزارش تهيه نمود بطوريکه با زدن دکمه جستجو در همين صفحه و وارد نمودن شرايط مورد نياز و تاييد نمودن ، اطلاعات از سيستم واکشي شده و با زدن دکمه گزارش، گزارش مربوطه تهيه و به کاربر نشان داده ميشود.
در اين فعاليت ميتوان نگاه کلي به کدينگ تعريف شده داشته باشيم بطوريکه با زدن دکمه "بازيابي حسابهاي معين " فرمي به کاربر نشان داده ميشود که تمامي سرفصلهاي تعريف شده در جدولي با فرمت کد کل/ ارز/ گروه معين/ معين/ تفصيلي به کاربر نمايش داده ميشود.
1-3-1 تعاريف – تعريف اسناد- تعريف نمونه سند هدف اصلي اين فعاليت تعريف نوع سند و الگوهاي مرتبط به آن ميباشد بطوريکه در هنگام صدور سند از اين قالب خاص استفاده ميشود و اين فعاليت زيربناي توليد سند محسوب ميشود.
اين فعاليت از دو بخش عمده مشخصات کلي سند و مشخصات الگوهاي سند تشکيل شده است.
لازم به ذکر است که چنانچه الگوهايي براي يک نمونه سند خاص تعريف شده باشد امکان حذف آن نمونه سند موجود نميباشد و در ضمن اگر تعريف سندي بصورت سيستمي باشد مجوز اصلاح و حذف آن الگوي سند توسط کاربر ارشد امکانپذير ميباشد.
نکته قابل توجه: هرچه تعريف نمونه سندي کاملتر باشد در هنگام صدور سند کاربر کمترين زمان را صرف وارد کردن فيلدهاي اطلاعاتي مينمايد.
حوزههايي که در اين فعاليت بايستي مقداردهي شوند عبارتند از:
- نمونه سند:
اسناد در سيستم حسابداري در قالب خاصي تعريف ميشوند که کد خاصي براي هر عمل در نظر گرفته ميشود.
- عنوان :
شرحي ميباشد که عملکرد سند را نشان ميدهد.
- تعداد الگوها:
نشاندهنده تعداد گردشهاي يک نمونه سند ميباشد که تعداد الگوهاي يک نمونه سند نميتوانند از 99 گردش بيشتر باشد.
- تعداد الگوهاي تعريف شده:
بعد از معرفي نمونه سند به سيستم بايستي الگوهاي سند وارد سيستم شوند که اين حوزه بعد از اينکه الگوها تعريف شدند بطور خودکار مقداردهي ميشود.
- نحوه توليد/ ورود سند:
اسنادي که در سيستم بطور مکانيزه صادر ميشود و کاربر دخالتي در توليد سند ندارد، اين حوزه بصورت مکانيزه مقداردهي ميشود ولي در حالت عادي که اسناد بصورت غيرمکانيزه توليد ميشوند بايستي مقدار دستي و سيستمي باشد.
- نحوه انتساب شماره برگه:
نحوه تخصيص شماره برگه به سند را نشان ميدهد که همواره بصورت مکانيزه ميباشد.
- نحوه مقداردهي تاريخ والور:
تاريخ والور تاريخي موثر براي واکشي نرخ ميباشد که اگر يکبار براي کل سند باشد هنگام صدور سند فقط يکبار والور از کاربر گرفته ميشود و تمام گردشها از آن تاريخ والور بصورت اتوماتيک استفاده ميکنند ولي اگر بصورتي باشد که براي هر برگه از سند دريافت شود، تعريف شده باشد هنگام صدور سند در تمامي گردشهاي سند کاربر ميبايست تاريخ والور را مقداردهي نمايد.
- نحوه کنترل بالانس مبالغ گردشها:
پارامتري ميباشد که نحوه بالانس نمودن مبالغ گردشها را کنترل مينمايد که همواره بصورت بالانس ارزي و ريالي تعريف ميشود.
- نحوه دريافت عطف:
اگر بخواهيم اطلاع جانبي بر روي سند داشته باشيم اين حوزه بايستي مقداردهي شود .
نکته قابل توجه : چنانچه سرفصل مرکز در سند موجود باشد مقدار اين حوزه بايستي بصورتي تعريف شود که در سطح برگه و گردشهاي سند مقداردهي شود.
در هنگام صدور سند حسابهاي مرکز 4 نوع بين واحد ( بين واحد صادره ارزي، بين واحد صادره ريالي، بين واحد وارده ريالي و بين واحد وارده ارزي) موجود ميباشد که چنانچه بين واحد از نوع وارده باشد شماره مرکز را خود کاربر بايستي به سيستم معرفي نمايد ولي چنانچه بين واحد از نوع صادره باشد شماره مرکز از طريق سيستم بصورت خودکار به کاربر نشان داده ميشود.
- عطف ثابت:
در نمونه سندي چنانچه بتوان عطف ثابت تعريف کرد هنگام صدور سند بصورت خودکار در تمامي
گردشها اين عطف تعريف شده جايگزين ميشود.
- رفرانس:
چنانچه بخواهيم اطلاع جانبي بر روي سند داشته باشيم ميتوان از اين فيلد نيز استفاده کرد که از اطلاعات اين فيلد در زمان رفع ارقام باز ميتوان استفاده نمود.
- رفرانس ثابت:
در نمونه سند چنانچه بتوان رفرانس ثابت تعريف کرد هنگام صدور سند بصورت خودکار در تمامي
گردشها اين رفرانس تعريف شده جايگزين ميشود.
- فعال / غير فعال بودن:
زماني که تعداد الگوهاي تعريف شده در مشخصات کلي با تعداد الگوهاي نمونه سند يکسان باشد اين حوزه دريافتي شده و در غير اينصورت نمايشي ميباشد. در زمان ايجاد يک نمونه سند اين حوزه نمايشي ميباشد ولي به محض تعريف کليه الگوهاي سند اين حوزه فعال شد و کاربر ميبايست بعد از تعريف مشخصات الگوهاي سند اصلاحي بر روي مشخصات کلي نوع سند داشته باشد و نمونه سند را فعال نمايد.
بعد از تعريف قالب کلي نمونه سند به بررسي مشخصات گردشهاي سند که همان الگوي اسناد است ميپردازيم.
در حالت درج شماره الگو توسط خود سيستم محاسبه شده و به کاربر نمايش داده ميشود . لازم به ذکر است که تعداد الگوهاي تعريف شده يک سند نميتواند از تعدادي که در مشخصات اصلي سند تعريف شده است بيشتر باشد.
چنانچه بتوان سرفصل خاصي را در نمونه سند تعريف کرد هنگام صدور سند کاربر فقط از همان سرفصلي که تعريف شده است ميتواند استفاده نمايد.
- ارزي و ريالي بودن:
نمايانگر چگونگي ثبت سند ميباشد که سرفصلهايي که ارزي هستند و کد ارز براي آنها ثبت ميشود اين حوزه بايستي بصورت ارزي / ريالي مقداردهي شود و چنانچه سرفصلي ريالي باشد اين حوزه بصورت ريالي مقداردهي ميشود.
- نوع مبلغ:
که ثبت گردش سند از نظر بدهکار و بستانکار بودن را مشخص مينمايد و چنانچه تشخيص سيستمي باشد سيستم بصورت خودکار تشخيص ميدهد که ثبت انجام شده بايستي بدهکار باشد يا بستانکار.
- نحوه دريافت مبلغ:
نحوه مقداردهي مبالغ ريالي و ارزي را در هنگام صدور سند نشان ميدهد و چنانچه بتوان مبلغ ثابتي براي گردش در نظر بگيريم اين مبلغ را بايستي در مبلغ ثابت مقداردهي نمود.
- نحوه دريافت شرح فارسي:
با استفاده از اين حوزه ميتوان شرح سند را ساماندهي نمود و در واقع شرح اضافهتري در هنگام صدور سند براي گردشهاي سند علاوه بر شرح نمونه سند وارد نمود و به نوعي ميتوان شرح عملکرد گردش را در اين حوزه وارد نمود.
- نوع نرخ برابري:
در تعريف نمونه سند اگر بصورت پرسيده شود هنگام صدور سند کاربر بايستي نوع نرخ برابري را مقداردهي نمايد و چنانچه به صورت مقدار ثابت تعريف شود بايستي حوزه نرخ برابري ثابت نيز مقداردهي شود بطوريکه سرفصلهاي مربوط به انتظامي بصورت انتظامي و سرفصلهاي عادي بصورت شناور مديريت شده مقداردهي ميشوند.
- نوع نرخ:
در هنگام صدور سند با توجه به نوع نرخي که در الگوهاي سند تعريف شده است نرخ از سيستم واکشي ميشود.
- نحوه دريافت کد آمار:
از اين حوزه جهت آمارهاي بانک مرکزي استفاده ميشود در واقع اگر بخواهيم آمار اسناد مربوط به دريافتها و پرداخت را به بانک مرکزي ارسال نماييم اين حوزه بايستي مقداردهي شود.
- تکرار پذيري:
در سيستم حسابداري فعلي ميتوان از يک الگو چندين گردش وارد سيستم نمود در واقع اگر الگويي بصورت تکرار پذير تعريف شود از آن گردش ميتوان صفر تاn گردش وارد سيستم نمود ولي چنانچه الگويي بصورت تکرارناپذير باشد حتماٌ در هنگام صدور سند بايستي يک گردش از آن الگو وارد سيستم شود.
- کنترل صحت مبلغ ريالي براساس نرخ و مبلغ ارزي:
چنانچه در هنگام صدور سند اگر بخواهيم کنترل برابري مبلغ ريالي با حاصلضرب مبلغ ارزي در نرخ انجا شود اين حوزه بايستي مقداردهي شود.
- نحوه دريافت ارز مبدا:
اگر سرفصل حساب ريالي باشد در عين حال ناشي از عمليات ارزي باشد و اين حوزه بايستي مقداردهي شود. در واقع در کنار اطلاعات ريالي، اطلاعات مربوط به ارز نيز در سيستم ذخيره ميشود.
2-3-1 تعاريف – تعريف اسناد- صدور مجوز توليد اسناد به واحدها بعد از تعريف نمونه اسناد بايستي به شعبه مجوز صدور سند داده شود تا کاربر بتواند از نمونه اسناد معرفي شده در سيستم استفاده نمايد.
با وارد نمودن واحد و زدن دکمه درج انتها ميتوان مجوز تمامي اسناد را به شعبه داد و سپس آنها را نيز تاييد نمود در ضمن توسط اين فعاليت ميتوان گزارشي از اسنادي که مجوز صدور سند را دارند تهيه نمود.
3-3-1 تعاريف- تعريف اسناد- ويرايش مشخصات عطف و رفرانس توسط اين فعاليت ميتوان فرمت خاصي براي عطف و رفرانس تعريف کرد که در هنگام صدور سند فقط طبق آن فرمت سند صادر شود. بطور مثال فرمت اعتبار اسنادي بصورت ######## / کد شعبه ميباشد.
براي چنين کاري ميتوان رديف خاصي را انتخاب نمود و با وارد نمودن فرمت و تغيير رديف توسط دکمه بعدي يا قبلي فرمت در سيستم ثبت ميشود.
1-1-3 عمليات حين روز – عمليات حسابداري- ورود غيرمکانيزه اسناد هدف از اجراي اين فعاليت صدور اسناد به طريق دستي ميباشد با وارد کردن گردشهاي يک نمونه سند خاص شماره برگه سند توسط خود سيستم بصورت اتوماتيک محاسبه و به کاربر نشان داده ميشود و چنانچه سرفصل مرکز از نوع صادره در سند موجود باشد شماره مبادله بصورت خودکار محاسبه نشان داده ميشود.
اين فعاليت از دو صفحه مشخصات کلي سند و برگههاي سند تشکيل شده است که در برگههاي سند مشخصات گردشهاي سند به ترتيب الگوهايي که تعريف شده است ، وارد سيستم ميشود.
با اجراي اين فعاليت سيستم بطور خودکار ابتدا به هر سند يک شماره موقت ( عدد بزرگتر از 9000000000) تخصيص ميدهد که در نهايت با وارد نمودن گردشهاي سند و تاييد نهايي، شماره سند واقعي به کاربر نشان داده ميشود و در حالتي که سند شماره موقت دارد وضعيت سند بصورت بالانس نيست، ميباشد.
براي صدور سند ابتدا بايستي دکمه درج را زده و سيستم بطور خودکار سال مالي جاري را محاسبه مينمايد و در حوزه سال قرار ميدهد و کاربر با تعيين کد نمونه سند ميتواند عمليات صدور سند را شروع نمايد .
نکته قابل توجه: چنانچه نمونه سندي بصورت سيستمي تعريف شده باشد هنگام صدور سند غيرمکانيزه؛ نميتوان از اين کد استفاده نمود و همچنين اگر نمونه سندي غيرفعال باشد شعبه مجاز به استفاده از آن نمونه سند نميباشد و درصورت استفاده پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
- تاريخ سند:
بصورت پيش فرض تاريخ روز جاري ميباشد و اين تاريخ نميتواند از تاريخ روز بزرگتر باشد و در ضمن سال مربوط به تاريخ سند بايستي با سال مالي يکسان باشد در غير اينصورت پيعام مناسب به کاربر داده ميشود و چنانچه عمليات پايان روز براي تاريخ خاصي اجرا شده باشد و پايان روز بسته شده باشد امکان صدور سند براي آن روز موجود نميباشد و چنانچه فاصله زماني آخرين قطعي کردن اسناد تا بستن پايان روز از ميزان تعريف شده در سيستم ( يک روز) بيشتر باشد پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
با وارد کردن تاريخ شمسي سند سيستم بصورت خودکار تاريخ ميلادي را محاسبه مينمايد.
- تاريخ والور:
تاريخ موثر براي واکشي نرخ ميباشد و بنا به نحوه تعريف آن در نمونه سند اين حوزهها نمايشي يا دريافتي ميشود و مقدار آن نميتواند از تاريخ روز بزرگتر باشد و چنانچه تاريخ والور در سطح کل سند تعريف شده باشد مجوز اصلاح به کاربر داده نميشود.
با وارد کردن تاريخ ميلادي والور سيستم معادل شمسي را محاسبه و به کاربر نشان ميدهد.
- بين واحد:
شامل کد و شماره و تاريخ ميباشد که بنا به نحوه تعريف آن در نمونه سند اين حوزهها نمايشي يا دريافتي ميشوند و چنانچه سرفصل مرکز در سند موجود باشد اين حوزه بايستي مقداردهي شود.
- رفرانس:
شامل کد و شماره و تاريخ ميباشد که بنا به نحوه تعريف آن در نمونه سند اين حوزهها نمايشي يا دريافتي ميشوند.
بعد از وارد نمودن مشخصات کلي سند گردشهاي سند بايستي وارد سيستم شود که در حالت درج پس از وارد نمودن مشخصات کلي بصورت اتوماتيک صفحه مربوط به برگههاي سند فعال ميشود و حوزههايي که فعال هستند را کاربر بايستي مقداردهي نمايد.
- رديف:
اين فيلد توسط خود سيستم هنگام درج سند مقداردهي ميشود که نمايانگر رديف ثبت سند ميباشد.
- الگو:
نمايانگر اين است که ثبتي که صورت خواهد گرفت تعلق به چندين الگوي تعريف شده در نمونه سند
ميباشد.
نکته قابل توجه: اگر در تعريف نمونه سند الگويي تکرارپذير باشد اين حوزه دريافتي ميشود که ميتوان از يک الگو چندين گردش ثبت نمود و در پايان ثبت گردشهاي تکرارپذير خود کاربر بايستي شماره الگو را عوض نمايد ولي چنانچه در تعريف سند الگويي تکرارناپذير باشد اين حوزه نمايشي ميباشد.
نکته قابل توجه: از الگوي تکرارناپذير حتماٌ بايستي گردشي در سند ثبت شود و همچنين حذف الگوي تکرارناپذير ميسر نميباشد.
- سرفصل حساب:
شامل کد کل/ ارز/ گروه معين/ معين/ تفصيلي ميباشد که بنا به تعريف نمونه سند ممکن است دريافتي يا نمايشي باشند چنانچه سرفصلي غيرفعال شده باشد امکان صدور سند با آن سرفصل موجود نميباشد.
- نوع مبلغ:
نمايانگر نحوه ثبت اسناد ميباشد بطوريکه اگر سرفصلي ريال باشد اين حوزه بايستي بصورت ريالي باشد و اگر سرفصل ارزي باشد اين حوزه بايستي بصورت ارزي/ ريالي مقداردهي شود و چنانچه سرفصلي ريالي باشد نوع مبلغ بصورت ارزي و ريالي تعريف شده باشد پيغام مناسب به کاربر داده ميشود و برعکس چنانچه سرفصلي ارزي باشد نميتوان نوع مبلغ را ريالي تعريف نمود و در اين صورت پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
- نوع نرخ برابري:
اگر سرفصل استفاده شده از نوع انتظامي باشد اين حوزه بايستي بصورت انتظامي مقداردهي شود و در غير اينصورت شناور مديريت شده ميباشد.
- نوع گردش:
نحوه ثبت سند را از نظر بدهکار يا بستانکار بودن مشخص مينمايد.
- نوع نرخ
- ارز مبدا:
چنانچه سرفصلي ريالي باشد ولي ناشي از عمليات ارزي باشد اين حوزه بايستي مقداردهي شود و در واقع کد ارز را در اين حوزه قرار ميدهيم و بنا به تعريف سند اين حوزهها دريافتي يا نمايشي ميباشد و چنانچه نوع نرخ تعريف شده از نوع خريد – فروش مرجع باشد و اين حوزه دريافتي ميشود و حتماٌ بايستي کد ارز در اين حوزه جايگزين شود.
- مبلغ ارز مبدا:
چنانچه سرفصلي ريالي باشد ولي ناشي از عمليات ارزي باشد اين حوزه بايستي مقداردهي شود و مبلغ ارزي را در اين حوزه قرار ميدهيم.
- مبلغ ارزي:
چنانچه سرفصلي ارزي/ ريالي باشد اين حوزه دريافتي ميشود و مبلغ ارزي سند را بايستي وارد نمود.
- نرخ:
توسط خود سيستم با توجه به نوع نرخ و والور محاسبه و به کاربر نشان داده ميشود.
- مبلغ ريالي:
توسط خود سيستم محاسبه و به کاربر نشان داده ميشود يعني با توجه به نرخ و مبلغ ارزي بصورت اتوماتيک مبلغ ريالي محاسبه و به کاربر نشان داده ميشود و در ضمن سيستم حساسيتي تا 500 ريال اختلاف را ندارد و بيش از اين پيغام مناسب داده ميشود.
- شرح ثبت:
اگر بخواهيم بر روي گردشهاي سند شرح اضافهتري داشته باشيم ميتوان اين حوزه را مقداردهي نمود در واقع ميتوان عملکرد گردش را در اين حوزه بيان نمود.
- نوع بين واحد:
چنانچه سرفصلي از نوع حساب مرکز باشد اين حوزه دريافتي ميشود و بنا به اين که حساب مرکز وارده يا صادره ميباشد کد مربوطه را بايستي انتخاب نمود و چنانچه بين واحد صادره باشد فيلد شماره نمايشي ميباشد و در انتهاي کار سيستم بصورت خودکار شماره مبادله را به کاربر نشان ميدهد ولي چنانچه بين واحد وارده باشد اين حوزه دريافتي شده و خود کاربر بايستي شماره بين واحد را وارد نمايد.
لازم به ذکراست که چنانچه حساب بين واحد صادره باشد تاريخ بين واحد بايستي برابر با تاريخ روز باشد و ضمن شماره بين واحد واردهاي از شعبهاي در سيستم موجود باشد پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
- نوع رفرانس:
ميتوان اطلاعاتي از سند را در اين حوزهها ثبت نمود که هنگام رفع رقم باز از آن استفاده نمود .
نکته قابل توجه: در هر لحظه از صدور سند مبالغ بدهکار و بستانکار ثبت شده را به کاربر نشان ميدهد
و همچنين با زدن دکمه رويت مبالغ ريالي و ارزي ميتوان اطلاعاتي چون سرفصل و مبالغ از گردشهاي ثبت شده را مشاهده نمود و چنانچه نياز به اصلاح رديفي باشد با زدن دکمه اصلاح و وارد نمودن رديف مورد نظر ميتوان سند را اصلاح نود و درنهايت بعد از وارد نمودن تمامي گردشهاي سند بايستي دکمه تاييد که در قسمت مشخصات کلي سند ميباشد را زد و بعد فرمي جديد که شامل شماره سند و چنانچه شماره مبادله هم داشته باشد به کاربر نشان داده ميشود.
در هنگام تاييد نهايي کنترلهاي خاصي روي گردشهاي وارد شده صورت ميگيرد که عبارتند از:
- چنانچه مطابق با الگوهاي تعريف شده در تعريف نمونه سند گردشي وارد سيستم نشده باشد پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
- بنا به تعريف نمونه سند بالانس ارزي و ريالي بودن گردشهاي سند کنترل ميشود و در صورت نياز پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
- چنانچه در گردشهاي سند از حسابهاي وضعيت ارزي و ارزش ريالي استفاده شده باشد کنترل بابت مبالغ ارزي آنها صورت گرفته و در پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
- چنانچه سرفصلهاي انتظامي در گردشهاي سند موجود باشد کنترل از نظر مبالغ با طرف حسابهاي انتظامي صورت گرفته و در صورت نياز پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
- چنانچه سرفصلهاي زيرخطي در گردشهاي سند موجود باشد کنترل از نظر مبالغ با طرف حسابهاي زيرخطي صورت گرفته و در صورت نياز پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
2-1-3 عمليات حين روز- عمليات حسابداري- تاييد اول اسناد- امضا2 هدف از اجراي اين فعاليت تاييد اول اسناد ميباشد و کاربر صاحب امضا درجه دوم مجوز استفاده از اين فعاليت را دارد و چنانچه درسيستم جنرال کاربري بعنوان صاحب امضا درجه دوم معرفي نشده باشد پيغام مناسب توسط سيستم به کاربر داده ميشود.
پس از وارد نمودن تاريخ تاييد ( روز جاري) و زدن دکمه "تاييد" اطلاعات از سيستم واکشي شده و در جدولي که شامل اطلاعات شماره سند، شرح، نام کاربر ايجاد کننده و نمونه سند ميباشد به کاربر نشان داده ميشود و همچنين در کنار هر رديف از جدول علامت "* " موجود ميباشد که اين علامت به منزله تاييد اسنادي ميباشد و با فشردن دکمه "تاييد" تمامي اسنادي که در کنار آنها علامت ستاره موجود ميباشد در سيستم نيز تاييد ميشوند.
و در ضمن با برداشتن ستارههاي مورد نظر ( DBLClick کردن روي ستاره) سندهاي مدنظر در سيستم تاييد نشده و در حالت ايجادي واحد باقي ميمانند و چنانچه تعداد اسنادي که بصورت ايجادي واحد هستند زياد و بخواهيم تعداد محدودي را تاييد نماييم ميتوان با زدن دکمه "هيچيک از اسناد انتخاب شده فرض نشوند" کليه ستارهها برداشته شده و با DBLClick رديفهاي مورد نظر ( سند مورد نظر) و زدن دکمه "تاييد" اسناد به حالت تاييدي واحد تبديل ميشوند.
لازم به ذکر است که زمان واکشي اطلاعات از سيستم دو نوع گزارش توسط سيستم تهيه ميشود.
- گزارش مربوط به اسناد ثبت شده در سيستم
- گزارش بابت صحت مبلغ ريالي براساس نرخ و مبلغ ارزي:
چنانچه ريال محاسبه شده توسط سيستم با ريال ثبت شده در سند يکسان نباشد توسط گزارشي به کاربر نشان داده شده و کاربر با بررسي آن ميتواند تاييد نمايد و همچنين پس از تاييد نهايي گزارشي از اسناد تاييد شده تهيه و به کاربر نشان داده ميشود که شماره امضا کاربر تاييد شده نيز در آن موجود ميباشد.
نکته قابل توجه: تاريخ تاييد نميتواند از آخرين تاريخ قطعي کوچکتر باشد در اينصورت پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
3-1-3 عمليات حين روز- عمليات حسابداري- تاييد دوم اسناد- امضا1 هدف از اجراي اين فعاليت تاييد دوم اسناد ميباشد و کاربر صاحب امضا درجه يک مجوز استفاده از اين فعاليت را دارد و چنانچه درسيستم جنرال کاربري بعنوان صاحب امضا درجه يک معرفي نشده باشد پيغام مناسب توسط سيستم به کاربر داده ميشود.
پس از وارد نمودن تاريخ تاييد ( روز جاري) و زدن دکمه "تاييد" اطلاعات از سيستم واکشي شده و در جدولي که شامل اطلاعات شماره سند، شرح، نام کاربر ايجاد کننده و نمونه سند ميباشد به کاربر نشان داده ميشود و همچنين در کنار هر رديف از جدول علامت "* " موجود ميباشد که اين علامت به منزله تاييد دوم اسناد
ميباشد و با فشردن دکمه "تاييد" تمامي اسنادي که در کنار آنها علامت ستاره موجود ميباشد در سيستم نيز تاييد ميشوند.
و در ضمن با برداشتن ستارههاي مورد نظر ( DBLClick کردن روي ستاره) سندهاي مدنظر در سيستم تاييد نشده و در حالت تاييدي واحد باقي ميمانند و چنانچه تعداد اسنادي که بصورت ايجادي واحد هستند زياد باشد و بخواهيم تعداد محدودي را تاييد نماييم ميتوان با زدن دکمه "هيچيک از اسناد انتخاب شده فرض نشوند" کليه ستارهها برداشته شده و با DBLClick رديفهاي مورد نظر ( سند مورد نظر) و زدن دکمه "تاييد" اسناد به حالت ارسال به حسابداري تبديل ميشوند.
لازم به ذکر است که زمان واکشي اطلاعات از سيستم دو نوع گزارش توسط سيستم تهيه ميشود.
- گزارش مربوط به اسناد ثبت شده در سيستم
- گزارش بابت صحت مبلغ ريالي براساس نرخ و مبلغ ارزي:
چنانچه ريال محاسبه شده توسط سيستم با ريال ثبت شده در سند يکسان نباشد توسط گزارشي به کاربر نشان داده ميشود و کاربر پس از بررسي ميتواند آنها را تاييد نمايد.
نکته قابل توجه: تاريخ تاييد نميتواند از آخرين تاريخ قطعي کوچکتر باشد در اينصورت پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
4-1-3 عمليات حين روز- عمليات حسابداري- قطعي کردن اسناد حسابداري هدف از اجراي اين فعاليت قطعي نمودن اسناد ميباشد که با قطعي نمودن اسناد مانده حسابها نيز متاثر ميشود. در واقع هنگام صدور سند فقط اطلاعات در سيستم ثبت ميشود و تا زماني که قطعي نشوند تاثيري در مانده حساب ايجاد نميکند. پس از وارد نمودن سال مالي جاري و زدن دکمه "تاييد" اطلاعات از سيستم واکشي شده و در جدول که شامل اطلاعات شماره سند ، عنوان و نمونه سند ميباشد به کاربر نشان داده ميشود و همچنين در کنار هر رديف از جدول علامت "* " موجود ميباشد که اين علامت به منزله قطعي نمودن اسناد ميباشد و با فشردن دکمه "تاييد" فرم جديدي باز شده که در آن آخرين تاريخ قطعي از سيستم واکشي شده و به کاربر نشان داده
ميشود و همچنين با وارد کردن تاريخ قطعي ( روز جاري )و تاييد نمودن اسناد انتخابي قطعي ميشوند.
و در ضمن با برداشتن ستارههاي مورد نظر ( DBLClick کردن روي ستاره) سندهاي مدنظر در سيستم قطعي نشده و در حالت ارسال به حسابداري باقي ميمانند و چنانچه تعداد اسنادي که بصورت ارسال به حسابداري هستند زياد باشد و بخواهيم تعداد محدودي را تاييد نماييم ميتوان با زدن دکمه "هيچيک از اسناد انتخاب شده فرض نشوند" کليه ستارهها برداشته شده و با DBLClick کردن رديفهاي مورد نظر و زدن دکمه "تاييد" فرم جديد باز شده و پس از وارد نمودن تاريخ قطعي و تاييد نمودن اسناد قطعي ميشوند.
لازم به ذکر است که تاريخ قطعي نميتواند از آخرين تاريخ قطعي کوچکتر باشد و قطعي کردن اسناد پس از انجام بستن پايان روز امکانپذير نميباشد و در ضمن فاصله زماني آخرين روز بسته شدن حسابها تا زمان قطعي کردن اسناد از ميزان مهلتي که در سيستم تعريف شده است ( يک روز) نميتواند بيشتر باشد در اينصورت پيغام مناسب به کاربر داده ميشود و چنانچه در سيستم اسنادي قطعي نشده به تاريخ روزهاي گذشته موجود باشد پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
نکته قابل توجه: سرفصلهايي که هنگام قطعي کردن اسناد خلاف ماهيت شده باشند در يک جدول به کاربر نشان داده شده و قطعي نميشوند بايستي اين اسناد رفع تاييد و اصلاح شوند و چنانچه عمليات قطعي نمودن با موفقيت به پايان رسيد گزارش از اسناد قطعي شده تهيه و به کاربر نشان داده ميشود که ميتوان اين گزارش را بايگاني نمود.
5-1-3 عمليات حين روز- عمليات حسابداري- رفع قطعي اسناد حسابداري چنانچه بخواهيم اصلاح يا حذفي بر روي اسناد قطعي شده انجام دهيم بايستي ابتدا اسناد را رفع قطعي نمود و با رفع قطعي نمودن اسناد مانده حسابها نيز متاثر ميشود.
پس از وارد نمودن سال جاري در انتهاب فرم پنجرهاي به کاربر نشان داده ميشود که بايستي تاريخ آخرين روز قطعي را وارد نمايد در غير اينصورت پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
لازم به ذکر است که چنانچه عمليات پايان روز بسته شده باشد امکان رفع قطعي نمودن اسناد موجود نميباشد و با زدن دکمه "تاييد" اطلاعات از سيستم واکشي شده و در جدول که شامل اطلاعات شماره سند ، عنوان و نمونه سند ميباشد به کاربر نشان داده ميشود و همچنين در کنار هر رديف از جدول علامت "* " موجود ميباشد که اين علامت به منزله رفع قطعي نمودن اسناد ميباشد و با فشردن دکمه "تاييد" تمامي اسنادي که در کنار آنها علامت ستاره موجود ميباشد رفع قطعي ميشوند.
و در ضمن با برداشتن ستارههاي مورد نظر ( DBLClick کردن روي ستاره) سندهاي موردنظر در سيستم رفع قطعي نميشوند و در حالت قطعي شده باقي ميمانند و چنانچه اسناد قطعي شده در طول روز زياد باشد و بخواهيم تعداد محدودي از آنها را رفع قطعي نماييم ميتوانيم با زدن دکمه "هيچيک از اسناد انتخاب شده فرض نشوند" کليه ستارهها برداشته شده و با DBLClick کردن رديفهاي مورد نظر ( سند ) و زدن دکمه "تاييد" اسناد به حالت ارسال به حسابداري تبديل ميشوند.
نکته قابل توجه: چنانچه در آخرين روز پاياني سال ترازهاي مختلف در سيستم بسته شده باشد امکان رفع قطعي
( آخرين روز سال) تمامي ترازها بطور همزمان موجود نميباشد و بنا به ترتيب بسته شدن تراز بايستي اسناد را رفع قطعي نمود.
6-1-3 عمليات حين روز- عمليات حسابداري- رفع تاييد دوم اسناد- امضا1 هدف از اجراي اين فعاليت رفع تاييد دوم اسناد ميباشد و کاربر صاحب امضا درجه يک مجوز استفاده از اين فعاليت را دارد چنانچه در سيستم جنرال کاربري بعنوان صاحب امضا درجه يک معرفي نشده باشد پيغام مناسب به کاربر داده ميشود.
چنانچه بخواهيم اصلاح يا حذفي بر روي اسنادي که در وضعيت ارسال به حسابداري هستند انجام دهيم بايستي ابتدا آنها را رفع تاييد نمود. بطوريکه پس از وارد نمودن سال مالي جاري و زدن دکمه "تاييد" تمامي اسنادي که در وضعيت ارسال به حسابداري هستند توسط سيستم واکشي شده و در جدولي که شامل اطلاعات شماره سند ، عنوان، کاربر ايجادکننده و نمونه سند ميباشد به کاربر نشان داده ميشود و همچنين در کنار هر رديف از جدول علامت "* " موجود ميباشد که اين علامت به منزله رفع تاييد دوم اسناد ميباشد و با فشردن دکمه "تاييد" تمامي اسنادي که در کنار آنها علامت ستاره موجود ميباشد رفع تاييد ميشوند.
و در ضمن با برداشتن ستارههاي مورد نظر ( DBLClick کردن روي ستاره) سندهاي مدنظر در سيستم رفع تاييد نشده و در حالت ارسال به حسابداري باقي ميمانند و چنانچه تعداد اسنادي که بصورت ارسال به حسابداري هستند زياد باشد و بخواهيم تعداد محدودي رفع تاييد نماييم ميتوان با زدن دکمه "هيچيک از اسناد انتخاب شده فرض نشوند" کليه ستارهها برداشته شده و با DBLClick کردن رديفهاي مورد نظر و زدن دکمه "تاييد" اسناد را نيز رفع تاييد نمود.
7-1-3 عمليات حين روز- عمليات حسابداري- رفع تاييد اول اسناد- امضا2 هدف از اجراي اين فعاليت رفع تاييد اول اسناد ميباشد و کاربر صاحب امضا درجه دوم مجوز استفاده از اين فعاليت را دارد چنانچه در سيستم جنرال کاربري بعنوان صاحب امضا درجه دوم معرفي نشده باشد پيغام مناسب توسط سيستم به کاربر داده ميشود.
چنانچه بخواهيم اصلاح يا حذفي بر روي اسنادي که در وضعيت تاييدي واحد هستند انجام دهيم بايستي ابتدا آنها را رفع تاييد نمود. بطوريکه پس از وارد نمودن سال مالي جاري و زدن دکمه "تاييد" تمامي اسنادي که در وضعيت تاييدي واحد هستند توسط سيستم واکشي شده و در جدولي که شامل اطلاعات شماره سند ، عنوان، کاربر ايجادکننده و نمونه سند ميباشد به کاربر نشان داده ميشود و همچنين در کنار هر رديف از جدول علامت "* " موجود ميباشد که اين علامت به منزله رفع تاييد اول اسناد ميباشد و با فشردن دکمه "تاييد" تمامي اسنادي که در کنار آنها علامت ستاره موجود ميباشد رفع تاييد ميشوند.
و در ضمن با برداشتن ستارههاي مورد نظر ( DBLClick کردن روي ستاره) سندهاي مدنظر در سيستم رفع تاييد نشده و در حالت تاييدي واحد باقي ميمانند و چنانچه تعداد اسنادي که بصورت تاييدي واحد هستند زياد باشد و بخواهيم تعداد محدودي را رفع تاييد نماييم ميتوان با زدن دکمه "هيچيک از اسناد انتخاب شده فرض نشوند" کليه ستارهها برداشته شده و با DBLClick کردن رديفهاي مورد نظر و زدن دکمه "تاييد" اسناد را نيز ميتوان رفع تاييد نمود.
8-1-3 عمليات حين روز- عمليات حسابداري- انتقال Position هدف از اجراي اين فعاليت اين است که Position شعبه صفر شود و به اداره امور بينالملل انتقال يابد يعني پس از اجراي اين فعاليت چنانچه عمليات با موفقيت به اتمام رسد توسط سيستم اسنادي بصورت مکانيزه صادر شده و پس از قطعي نمودن آنها مانده ريالي و ارزي سرفصلهاي وضعيت ارزي و ارزش ريالي صفر خواهد شد.
توسط اين فعاليت بصورت اتوماتيک اسناد مربوط به تعديل ، تهاتر، صفر کردن Position صادر ميشود.
نکته قابل توجه: چنانچه سندي که شامل سرفصل وضعيت ارزي باشد و با نرخ مرجع روز ثبت نشده باشد هنگام صدور سند پيغام مناسب به کاربر داده ميشود و همچنين قبل از اجراي اين فعاليت تمامي اسناد بايستي در سيستم قطعي شوند در غير اينصورت پيغام مناسب توسط سيستم به کاربر داده ميشود. همچنين اگر عمليات پايان روز بسته شده باشد امکان صدور اسناد مذکور موجود نميباشد. در ضمن اگر اسناد فوق در سيستم در تاريخ روز جاري موجود باشد امکان صدور مجدد آن وجود ندارد.
9-1-3 عمليات حين روز- عمليات حسابداري- بستن پايان روز توسط اين فعاليت کليه حسابهاي در شعبه بسته ميشود و گزارشاتي چون خلاصه دفترکل و تطبيقيه تهيه و به کاربر نشان داده ميشود.
چنانچه عمليات پايان روز بسته شده باشد امکان اجراي مجدد اين فعاليت موجود نميباشد و اگر به هر دليلي عمليات پاياني روز گذشته بسته نشده باشد امکان بستن حسابها در روز جاري ميسر نخواهد بود.
پس از وارد نمودن تاريخ عمليات چنانچه اسناد قطعي نشدهاي در سيستم موجود باشد پيغام مناسب به کاربر داده ميشود و همچنين اسناد مربوط به اين Position در تاريخ روز جاري موجود نباشد پيغام مناسبه توسط سيستم به کاربر داده ميشود.
در بستن پايان روز کنترلهاي زير صورت ميگيرد:
- چنانچه به هر دليلي شماره بين واحد براي سرفصل مرکز ثبت نشده باشد پيغام مناسب به کاربر داده
ميشود .
کنترلهاي عمليات پايان روز عبارتند از:
- در صورت ثبت نشدن شماره بين واحد براي حساب مرکز
- در صورت تکراري بودن شماره بين واحد
- چنانچه مانده حساب با اسناد ثبت شده مغايرت داشته باشد فرم جديدي باز شده و سرفصلهايي که مغايرت دارند به کاربر نشان داده ميشود.
در ضمن در انتها Backup از DataBase مورد نظر تهيه ميشود.
14-1-3 تهيهBackup از طريق اين فعاليت شما مي توانيد از اطلاعات موجود فايل پشتيباني تهيه کنيد. بدين منظور مراحل زير را دنبال کنيد :
- در ابتدا مسير مورد نظر خود را براي ذخيره فايل پشتيبان انتخاب کنيد. شما ميبايست مجوز لازم براي نوشتن بر روي مسير انتخابي را داشته باشيد.
- نام سروري را که ميخواهيد از اطلاعات آن فايل پشتيبان تهيه کنيد، وارد نماييد. اين نام ميبايست معتبر باشد. در غير اينصورت سيستم به شما پيغام خطا خواهد داد.
- در صورت انتخاب گزينه اضافه به فايل پشتيباني موجود، اطلاعات جديد به انتهاي فايل پشتيباني انتخابي اضافه خواهد شد. توجه داشته باشيد که فايل انتخابي شما ميبايست معتبر باشد. در غير اينصورت عمليات پشتيباني به درستي انجام نخواهد شد.
- با انتخاب گزينه قرار دادن يک نسخه بر روي ديسک نوري، شما مي توانيد يک کپي از فايل پشتيباني تهيه شده توسط سيستم را بر روي ديسک نوري قرار دهيد. مسير دسترسي به ديسک نوري در فايل intapp.ini قابل تنظيم مي باشد.
- در انتها با فشردن دکمه "تاييد" عمليات مورد نظر انجام خواهد شد.
15-1-3 بازگرداندن اطلاعات Backup
از طريق اين فعاليت شما ميتوانيد اطلاعات فايل پشتيباني را بازگردانيد. در حالتي که فايل پشتيبان انتخابي حاوي چند ورژن فايل پشتيبان باشد، سيستم بصورت خودکار آخرين فايل را انتخاب خواهد کرد. بدين منظور مراحل زير را دنبال کنيد :
- در ابتدا مسير فايل پشتيبان را انتخاب کنيد.
- نام سروري را که مي خواهيد اطلاعات فايل پشتيبان روي آن قرار گيرد، وارد نماييد. اين نام ميبايست معتبر باشد. در غير اينصورت سيستم به شما پيغام خطا خواهد داد.
- در انتها با فشردن دکمه "تاييد" عمليات مورد نظر انجام خواهد شد.
