رم افزار سامان با توان مندی های ویژه خود سالهاست که در شرکت ها و موسسات تجاری مورد بهره برداری قرار گرفته است این نرم افزار به منظور ارائه خدمات به موسسات مختلف طراحی گشته و خدمات ویژه ای در راستای اهداف آنها ارائه می دهد.سامان قابلیت دسترسی آسان کاربران به اطلاعات چه از طریق شبکه محلی و چه اینترنت فراهم می کند و بستر اطلاعاتی این نرم افزار قابلیت ارتقا به SRL را داراست که دسترسی به اطلاعات مالی در صفحات وب را نیز فرام می کند.نصب و راه اندازی ان بسیار سریع تر از بسیاری از سیستم های دیگر است.مورد تایید حسابداران خبره بوده ، پشتیبانی سریع و رایگان سرلوحه فعالیتهای خود قرار داد
اطلاعات در سیستم سامان از هرگونه دسترسی غیر مجاز در امان است همچنین از اطلاعات وارد شده به صورت خودکار پشتیبانی خواهد شد و کاربر امکان رجوع را در هرلحظه دارد.
سیستم حسابداری سامان یک سیستم چهار سطحی است این سطوح گروه ، کل ، معین و تفصیلی می باشد. گروه براساس پیش فرضهایی که توضیح خواهد شد تعریف شده اند و کاربران امکان تغییر ، اضافه و یا کم کردن گروه ها را ندارند اما دیگر سطوح کاربر تعریف خواهد شد.
می توان در تعاریف اولیه از روش ساده استفاده نمود که در این روش براساس پیش فرضهای از قبیل تعیین شد.سطوح کل ، معین ، کد گذاری و تعریف شده اند . و کاربر تنها نیاز به ورود اطلاعات در سطح تفصیلی را خواهد داشت.استفاده از این روش اختیارات را محدود ساخته است اما سرعت راه اندازی سیستم را فوق العاده بالا می برد و بیشتر جهت اشخاص یکه حسابداری اشراف زیادی ندارند توصیه می شود.
طبقه بندی اطلاعات در سیستم حسابداری سامان به شکل زیر می باشد :
حسابه به دو دسته اصلی و حسابهای دائم (تراز نامه ای ) و حسابهای موقت (سود و زیانی ) تقسیم می گردند.سر فصلهای دائم سر فصلهایی هستند که مانده آنها در انتهای دوره به دوره مالی بعد منتقل می گردند که این سر فصلها همان 3 گروه اصلی حسابهای دارایی ، بدهی ، سرمایه تقسیم می گردند.
و سر فصلهای موقت هم که در انتهای دوره به دوره مالی بعد منتقل نمی شود به دو گروه اصلی هزینه و فروش تقسم می گردد در مورد کدینگ اطلاعات در صورتی که در تعاریف سر فصلها به روش ساده اقدام کنیم ، کد گذاری توسط الگو های از پیش تعین شده انجام خواهد شد اما در استفاده از روش پیشرفته در تعاریف نیاز به طرح یک بیستم کدینگ دارد.در نرو افزار سامان می توان تعداد نامحدودی دوره مالی تعریف کرد و به ازای هر دوره مالی سه فایل اطلاعاتی ایجاد می گردد که با پسوندهای زیر مشخص می شوند:
اول فایل های با پسوند SDA حاوی اطلاعات اصلی است ، SDD ضماییم اسناد است که در سیستم در فایلهای SDD ذخیره می شوند و SAS پیش فاکتور های صادر شده توسط ما در فایلهای SASنگهداری می شوند. ازر ویژگی های این سیستم این است که بیش از یک گیگابایت در خود اطلاعات ذخیره می کند بابراین می توان گفت که مثلا سقف ورود اطلاعات نامحدود است و انتخاب مسیر و نام باک اطلاعاتی در اختیارذ استفاده کننده از سیستم می شود.
از ویژگی های دیگر این است که سعی شده است که در طراحی و برنامه نویسشی نرو افزار سامان سلیقه و نیاز های متفاوت و عموماً متمایز شرکتها دیده شود.و می توان برحسب نیاز و سلیقه خود تنظیمات و امکانات سامان را تغییر داد. این تنظیمات عموماً امکانات موجود در سامان را آشکار و در برخی از موارد به عنوان عوامل کنترل و یا پیش فرض های از قبیل تعیین شده در اختیار ما قرار می دهد.
از ویژگیهای دیگر نرم افزارسامان قابلیت ثبت اطلاعات مالی در دو واحد پولی اصلی و فرعی دارا می باشد.با انتخاب این گزینه امکان ثبت اطلاعات ارزی در فرمهای ورود اطلاعات از قبیل فرم سند ، فاکتور های خرید و فروش فرام کرد.همچنین گزینه هایی که قابلیت تهیه گزارشهای ارزی را فراهم می سازد در دفاتر قابل بهره برداری خواهند بود.اگر مایل باشم به هنگام اجرای برنامه و پیش از هر چیز لیست اسناد پرداختی خود را ببینیم برروی این گزینه کیک می کنیم تا خلاصه وضعیت اسناد پرداختی روی صفحه دسک تاب سامان نمایش داده می شود.در مورد کنترل موجودی انبار با انتخاب این پارامتر باعث می گردد که سیستم در هنگام صدور فاکتور فروش یا قبض خروج از انبار در ضمن کنترل موجودی انبار مجوز ثبت اطلاعات خروج با تعداد بیش از موجودی را بدهد.
در این نرم افزار قابلیت تعریف انبارهای متعدد فراهم می کند و تعداد موجودی کالا در انبار را کنترل کرده و بر مبنای آن مجوز صدور و خروج کالا را صادر می کند.گزینه انبار کل در صورتیکه انتخاب شده باشد به موجودی کالا در کل انبارها در صوت موجود بودن کالا به سیستم مجوز خروج کالا را می دهد در این حالت برای سیستم مهم نیست که موجودی یکی از انبارها منفی می گردد در صورتیکه موجودی آن کالادر کلیه انبارها بصورت جمعی منفی شود.
اگر گزینه انبار کل انتخاب نشده باشد. انتخاب نام انبار هنگام ورود و خروج کالا الزامی است و نرم افزار ، موجودی کالا در یک انبار را درنظر گرفته و اگر خروج از آن انبار باعث منفی شدن کالا در همان انبار می گردد و مجوز خروج را نمی دهد.حتی اگر از آن کالا در انبار ها به صورت جمعی موجودی داشته باشیم
ثبت سند حسابداری می تواند در 3 مررحله صورت گیرد ثبت موقت ، دائم و ثبت قطعی – ثبت قطعی مجورز اصلاح و تغییر از سند را از کاربر می گیرو و جهت تغییر در این گونه سند ها ناگزیر است که سند اصلاحی جدیدی را ثبت کند.
این ویژگی در بسیاری از شرکت ها نهادینه شده است که پس از کنترل لازم اسناد ثبت شده به هیچ وجه قابل اصلاح و تغییر نباشد که برای رسیدن به این ویژگی می توان گزینه قفل اسناد گذشته انتخاب می کنیم و با انتخاب این گزینه ها از تغییرات اسناد در ثبت شده به صورت دایم منع می شوند ، چرا که پس از ثبت ، اسناد دایم به صورت خودکار تغییر وضعیت به ثبت خواهند داد. در ثبت قطعی می تواند به صورت دستی و موردی در فرم ثبت سند صورت پذیرد.
اسناد واگذاره :
در سیستم اسناد دریافتی می توان تعدادی چک دریافتی را به یکی از جاری اشخاص واگذار نمود که حاصل این عملیات منجر به ثبت یک سند می گردد و شیوه ثبت سند به دو طریق صورت می گیرد.
عدم انتخاب این گزینه باعث می شود که به ازای هرچک یک ردیف عملیات در حساب جاری اشخاص ثبت گردد بنابراین تعداد ردیف های سند زیاد خواهد بود و انتخاب گزینه باعث می گردد که به ازای کلیه چکهای واگذار شده فقط یک ردیف که مجموع ریالی کلیه چکهاست در حسابها جاری اشخاص ثبت گردد ، بنابراین تعداد ردیفهای سند کاهش خواهد یافت.
در گزینه دیگر که با انتخاب آن باعث می شود که صدور فاکتور ها برای اشخاصی که مجموع بدهی آنها از اعتبار ایشان فراتر می رود متوقف می گردد.
پشتیبانی :
با انتخاب پشتیبانی به هنگام خروج ، برنامه سامان به هنگام هر بار خروج از برنامه اقدام به تهیه پشتیبان می نماید فایلهای پشتیبانی در 7 دایر کتوری با نامهای روزهای=هفته Backup direcl در محلی که سامان نصب شده است قرار می گیرند.
برخی از شرکت هات بعلت نوع شیوه کار نیازی به ستون فی فروش ندارند مانند شرکتهای خدماتی که باید به این نکته دقت کرد که برای استفاده از ستون فی در فاکتور ها و نمایش فی فروش در هنگام صدور فاکتور این پارامتر را انتخا ب کرد.
و موجودی کالا در فاکتور فروش هنگام صدور فاکتور با اتخاب پارامتر موجودی در فاکتور ها و نمایش موجودی کالا صورت می گیرد.
گزینه مرکز و پروژه سطوح آن را در نرم افزار سامان فعال می کند و این دو سطح به صورت شناور زیر مجموعه سطح تفصیلی قرار می گیرند مرکز و پروژه همانند سطح کل و معین قابل گزارشگیر ی در دفاتر می باشند
گزینه نحوه محاسبه ماند وام پرسنل در سیستم حقوق و دستمزد بوسیله استعلام مانده وام از دفاتر مالی در سیستم سامان معین می کند.
در ارزیابی انبار روش محاسبه ارزش کالا موجود در انبار را از میان یکی از سه روش میانگین موزون difo یا fifo انتخاب می کنیم و در صورت تغییر روش ارزیابی انبار در میان دوره مالی سیستم سامان عملکردش به گونه ای است که پس از انتخاب گزینه های بازسازی فاکتورها و اسناد تولید در منوی بازسازی اطلاعات کلیه اسناد صادره قبلی که به نحوی درگیر قیمت تمام شده می باشند تغییر پیدا می کنند.
در مورد درصد سود قیمت فروش کالا می تواند براساس قیمت تمام شده بعلاوه درصد سود ثابت محاسبه گشته و به عنوان مبلغ پیشنهادی فروش در فرم فاکتور فروش به صورت خودکار نمایش داده شود و درصد سودی را که قصد داریم برنامه به قیمت تمام شده کالا در فاکتورهای فروش اضافه نماییم مشخص می کنم.
ثبت عملیات مربوط به کالا در فاکتورها می تواند براساس کد کالا و یا شماره فنی آن صورت گیرد و یکی از این روشها را از لیست مربوط انتخاب می کنم درصورتیکه نخواهیم از شماره فنی در فاکتورها استفاده کنیم تعداد ارقام و شماره فنی خود را باید ذکر کنیم که این شماره تا 25 کاراکتر قابلیت افزایش دارد و شماره فنی عموماً هنگامی مورد بهره برداری قرار می گیرد که کد کالا الزاماً باید مشتمل برحرف وعدد باشد تعداد کاراکترهای مورد نیاز شماره فنی را با درج تعداد آن در فیلد شماره فنی انتخاب می کنیم و تعداد صحیح کاراکترهای شماره فنی هنگام استفاده ازبا کد ریدر الزامی است چون در هنگام خواندن از روی بارکد فقط تعدادی که در این فیلد ثبت شده است خوانده خواهد شد.
حساس ترین و مهم ترین بخش در راه اندازی سامان تعریف سرفصلهای حسابداری است در این نرم افزار کلیه اقلام اطلاعاتی از قبیل حسابهای بانک ، اشخاص ، کالا و دیگر موارد در یک فرم ثبت می گردند و تعریف این سرفصل ها به دو شکل ساده و پیشرفته امکان پذیر است. که با انتخاب گزینه ساده از منوی تعارف سرفصلهای حسابداری پنجره ای باز خواهد شد که برای سهیل و سریع کار تعاریف اولیه حسابها طراحی شده و در این پنجره کدینگ حسابها به صورت خودکار بر اساس پیش فرضهای قبلی انجام می گیرد و دخل و تصرف در کدینگ امکان پذیر نیست.
یکی دیگر از ویژگی های سامان این است که سرفصل یه روش پیشرفته را تعریف کرده است که این پنجره جهت ورود اطلاعات سرفصلهای حسابداری و تعریف آنها طراحی گشته است و کد گذاری سر فصلها در این روش توسط حسابدار انجام می شود و برای دسترسی به پنجره های فوق از منوی تعاریف گزینه معرفی سر فصل ها و پس پیشرفته را انتخاب می کنیم
در نهایت مرکز هزینه و پروژه می باشد.که علاوه بر سطوح کل ، معین و تفصیلی دو سطح موازی دیگر تحت عنوان مرکز هزینه و پروژه وجود دارد این دو سطح به صورت شناور و زیر مجموعه سطح تفصیلی قرار می گیرند.
عموماً هنگام ثبت عملیات مالی هر ردیف تفصیلی را می توان به یک مرکز اختصاص داد ولی در فرم تعریف سر فصلها به روش پیشرفته می توان هر سر فصل تفصیلی را به یک مرکز یا پروژه به صورت پیش فرض متصل نمود که این امر باعث می گردد با انتخاب عنوان تفصیلی در فرمهای ثبت عملیات مالی و گرو پروژه مرتبط با آن سر فصل به صورت خودکار ظاهر شود البته تغییر مرکز و پروژه امکان پذیر است.
جهت این امر کافی است که عنوان این مرکز را انتخاب و فیلدهای آن اختیاری بوده و می توان از ورود اطلاعات در این فیلد ها چشم پوشی کرد و کاربرد این فیلدها هنگامی است که بخواهید اطلاعات یک مرکز را به تفکیک مشاهده کنید.
سند افتتاحیه :
پس از تعریف سرفصل های حسابداری مانده موجودی این حسابها باید از طریق این سند وارد سیستم شد بهترین محل اخذ اطلاعات برای ثبت دو سند افتتاحییه تر از آزمایشی دوره قبل می باشد. در دوره های مالی بعد ، بستن دوره مالی و ایجاد آن به صورت خودکار توسط نرم افزار انجام می شود.
سند حسابداری :
در سیستم حسابداری این نرم افزار ثبت اطلاعات مالی در چندین فرم انجام می گیرد اما زیر بنای ترین فرم ثبت عملیات مالی فرم سند حسابداری است که بستر کلیه اطلاعات ورودی به سیستم می باشد.این اطلاعات می توانند به صورت مستقیم در سند وارد و یا از طریق فرم های فاکتور خرید و فروش ثبت شده با ثبت اطلاعات در سند کلیه دفاتر و گزارشها به صورت خودکار تنظیم می گردند.
پس از تعریف سرفصل ها ، این پنجره یکی از پنجره های اصلی ورود اطلاعات خواهند بود و کلیه گزارش های دیگر به صورت خودکار براساس اطلاعات پنجره سند تنظیم می گردند.سند حسابداری فیلد های مختلفی دارد شماره سند که به صورت خودکار توسط برنامه صادر می شود ، تاریخ سند ، شماره مرجع که به هنگام استفاده از فاکتورهای خرید و فروش ، اسناد دریافتی و پرداختی برنامه سامان شماره مرجع خاصی را به فاکتور با چک نسبت می دهد تا بتواند بین سند و موارد گفته شده ارتباط بر قرار کند
شماره حساب از سه قسمت کل ، معین و تفیلی تشکیل شده ، اطلاعات هر سه قسمت باید وارد شود شماره قبلا تعریف شده باشد و از ویژگی های سیستم سامان این است که جستجو برای یافتن کد یک حساب از طریق های مختلف امکان پذیر است.
عنوان ، ارز ، نرخ ، مبلغ ارز ، ونهایتا شرح ، که شرح لازم را بسیار مختصر در این فیلد وارد می کنیم.
ورد اطلاعات در پنجره سند حسابداری :
اطلاعات حسابدار با مهارتی که در استفاده از نرم افزار دارد در پنجره های مربوط قرار می دهد که آسان می باشد و تمام مراحل تقریباً به صورت خودکار انجام می شود.
دفتر روزنامه :
دفتر روزنامه به سند شباهت دارد با این تفاوت که کلیه عملیات پس از ثبت در سند به تفکیک روز در این دفتر ثبت می گردند که به ازای هر روز کاری ، اطلاعات یک یا تعدادی سند را در دفتر روزنامه مشاهده می کنیم.اطلاعهات دفتر روزنامه به تفکیک روز نمایش داده می شود که از ویژگی های آن این است که برای انتخاب تاریخ مورد نظر جهت نمایش ردیفهای دفتر روزنامه می توانیم از چند روش استفاده کنیم.
در حسابداری دفاتر ( کل ، معین ، تفصلی ) با انتخاب گزینه دفاتر از منوی حسابداری فرم دفاتر باز خواهد شد و این فرم قابلیت اخذ گزارش های مالی را عموماً برحسب عنوان حساب نمایش می دهد.برای گرفتن گزارش پس از بازکردن فرم ، سطح گزارش را با انتخاب یکی از سطوح از بالای صفحه مربوطه انتخاب می کنیم و گردش عملکرد همان سرفصل را مشاهده می کنیم.
در مورد گزارش دفاتر در سطوح (همه و گروه )به کاربر نمایش داده می شود که با انتخاب همه گزارشی از تمامی اسناد در کلیه سرفصل ها داده می شود و اگر گروه را مشخص کنم که آن سطح را نمایش می دهد.البته شاید نتوان گفت که این از معایب است اما به طور کلی گزارش گیری در سیستم سامان تا حدود بسیار اندکی در بعضی از موارد با مشکل مواجه می شود.
تراز نامه :
تهیه صورت ترازنامه براساس اطلاعات اسناد به صورت خودکار انجام گرفته در اختیار ما قرار می گیرد یکی از ویزگی های برنامه سامان این است که این امکان را در اختیار ما قرار می دهد که ترازنامه را از ابتدای
دوره تا تاریخ مشخص که مورد نظر است را ملاحضه کنیم.
سود و زیان :
گزارش سود و زیان نیز با استفاده از اطلاعات اسناد به صورت خودکار تنظیم می شود. یکی از ویژگی های این نزم افزار این است که اگر مایل باشم سود و زیان خود را در محدوده ای از سند ها ببینیم می توانیم شماره اسناد مورد نظر را در فیلدهای مربوطه وارد کنیم و از لیست پنجره سطح مورد نظرمان انتخاب کنیم.
بستن دوره مای و افتتاح دوره جدید :
یکی از حساس ترین عملیات مالی بستن حسابهای یک دروه انتقال به دوره بعد می باشد که معمولاً یک ساله است اما در نرم افزار سامان می توان در هر زمان یک دوره مالی را بسته و دوره جدیدی را شروع کرد. هنگام بستن دوره مالی برنامه سامان به صورت خودکار مراحل را انجام داده نکته ای که اینجا بوجود می آید منظور از بستن حسابها در سیستم سامان آن است که سند سود و زیان صادر شده و مانده حسابها موقت صفر می شود در این سند اختتامیه صادر نشده و در نتیجه مانده حسابهای دائم صفر نمی شوند.از منوی پرونده گزینه ویژه و انتقال حسابها می کنیم و طبق دستورات داده شده از طرف سیستم عمل می کنیم قابل ذکر است که بانک اطلاعاتی دوره مالی قبل بدون تغییر مانده و می توان از بعنوان بایگانی و یا استفاده های دیگر بهره گرفت.
