برنامه نرم افزاری که یکی از بخشهای آن مورد بررسی قرار گرفته است برنامه نرم افزاری همکاران سیستم است که معرفی کوتاهی از این شرکت را ارائه می نمایم:
همکاران سیستم یک شرکت ارائه دهنده راهکارهای نرم افزاری در ایران است . این شرکت در زمینه تولید و ارائه راهکارهای نرم افزاری برای کسب و کارهای بزرگ ، متوسط و کوچک در صنایع تولیدی ، موسسات خدماتی و بازرگانی و سازمانهای دولتی فعالیت می کند.
همکاران سیستم در سال 1366 آغاز به کار کرد و در حال حاضر از بیش از 22000 مشتری در کسب و کارهای بزرگ ، متوسط و کوچک دارد و بزرگترین شرکت نرم افزاری بخش خصوصی به شمار می رود.
همکاران سیستم 50 شرکت زیرمجموعه دارد که شامل 6 شرکت تخصصی ، 23 شرکت منطقه ای در 19 استان و 21 شرکت تحت لیسانس است.
دارایی ثابت (دارایی ثابت مشهود)
بخش مورد بررسی اینجانب در برنامه نرم افزاری همکاران سیستم بخش حسابداری دارایی ثابت مشهود است . داراییهای ثابت مشهود بخش بسیار مهمی از کل داراییهای یک شرکت را تشکیل می دهند . عملیات اصلی شرکت اغلب توسط داراییهای ثابت مشهود انجام می گیرد بعبارت دیگر رابطه بین درآمد عملیاتی و داراییهای ثابت مشهود رابطه ای مستقیم و ملموس است . حال آنکه داراییهای نامشهود اغلب بصورت غیرمستقیم به ایجاد درآمد در یک واحد تجاری کمک می کند.
دارایی ثابت مشهود به دارایی مشهودی اطلاق می شود که به منظور استفاده در تولید یا عرضه کالا یا خدمات ، اجاره به دیگران یا برای مقاصد اداری توسط واحد تجاری نگهداری می شود و انتظار می رود بیش از یک دوره مالی مورد استفاده قرار گیرد.
داراییهای ثابت در بردارنده اقلامی مانند : زمین ، ساختمان ، ماشین آلات و تجهیزات ، کشتی ، هواپیما ، وسایل نقیله ، اثاثه و منصوبات ، تاسیسات و مواردی از این قبیل است.
در اینجا برخی موارد در ثبت حسابداری دارایی ثابت مشهود را مرور می نمایم :
روشهای تحصیل اموال ، ماشین آلات و تجهیزات :
1. نقد
2. نسیه یا نقد و نسیه
3. صدور اسناد بلند مدت
4. صدور سهام
5. بصورت تحصیل گروهی از داراییها به شکل یکجا
6. در قالب احداث یا ساخت
7. بصورت رایگان
8. بصورت معاوضه
مخارج بعد از تحصیل اموال ، ماشین آلات و تجهیزات :
ü مخارج جاری
ü مخارج سرمایه ای که شامل : مخارج تعمیرات و نگهداری ، مخارج تعویض و بهسازی ، مخارج گسترش و الحاق و مخارج جابجایی و نصب مجدد
كاهش دایمی در ارزش دارایی که به شرح زیر است :
1. خسارت فیزیکی
2. بلا استفاده ماندن دارایی
3. زیان دهی عملیات دارایی
4. جریانهای نقدی منفی از دارایی
5. کاهش خالص ارزش فروش دارایی به مبلغ کمتر از ارزش دفتری آن
6. نابابی فنی
7. تغییرات قانونی یا محیطی موثر بر قابلیت بازیافت مبلغ دفتری دارایی
8. تغییرات ساختاری در شرایط اقتصادی
9. فزونی قابل ملاحظه مخارج انباشته تحصیل یک دارایی بر بهای تمام شده مورد انتظار آن
ضوابط و شرایط تجدیدی ارزیابی :
یكی از ضوابط مهمی كه در امر تجدید ارزیابی داراییهای ثابت مشهود باید در نظر گرفته شود تناوب در تجدید ارزیابی است ، یعنی مبالغ تجدید ارزیابی داراییهای ثابت مشهود باید در فواصل زمانی منظم تجدید نظر شود .
انتقال تمام یا بخشی از مازاد تجدید ارزیابی به سود (زیان) انباشته با تحقق درآمد مزبور و تنها در موارد زیر صورت می گیرد:
ü برکناری یا فروش دارایی مربوطه
ü به موازات استفاده از دارایی توسط واحد تجاری
كنارگذاری و واگذاری دارایی:
اقلام داراییهای ثابت مشهودی كه واگذار شده و یا به طور دایمی بلا استفاده بوده و فاقد منافع آتی تشخیص داده می شود باید از حسابها حذف و هر گونه سود یا زیان مربوطه محاسه و در حسابها شناسایی گردد.
استهلاك داراییهای ثابت مشهود:
استهلاك فرایند تشخیص سیستماتیك بهای تمام شده یك دارایی به سالهـــــای عمر مفید اقتصادی آن می باشد که از روشهای زیر می توان محاسبه نمود:
1. روش مستقیم
2. روش فعالیت (روش تغییر هزینه) : روش ساعات کارکرد ، روش میزان تولید
3. روش نزولی : روش مانده نزولی ، روش نزولی مضاعف و روش مجموع سنوات
4. سایر روشهای محاسبه استهلاک : روش استهلاک گروهی و روش استهلاک ترکیبی
مسایل حسابداری مربوط به دارایی ثابت مشهود در نرم افزار همکاران سیستم
به دلیل اهمیت دارایی ثابت مشهود ، مسائل حسابداری مربوط به این طبقه از داراییها از اهمیت و پیچیدگی خاصی برخوردار است که استاندارد حسابداری شماره 11 با عنوان داراییهای ثابت مشهود بصورت مستقیم به نحوه حسابداری (شامل : شناخت دارایی ، تعیین مبلغ دفتری آن و شناخت هزینه استهلاک و زیان کاهش دارایی) در داراییهای ثابت مشهود می پردازد .
اهم مسایل حسابداری مربوط به داراییهای ثابت مشهود عبارتند از : شناسایی ، اندازه گیری و ثبت اولیه داراییهای ثابت مشهود تحصیل شده ، پس از آن استهلاک ، واگذاری یا فروش و معاوضه داراییهای ثابت مشهود.
در راهنمای کاربری نرم افزار دارایی ثابت همکاران سیستم به 13 فصل اشاره شده است که هر کدام از این فصلها شامل بخشهای مختلفی می شود که عناوین این فصول به شرح زیر است:
ü فصل اول : کلیاتی درباره سیستم دارایی ثابت ارائه شده است تا اطلاعات بیشتری برای کسانیکه به تازگی با این سیستم آشنا شده اند فراهم آید.
ü فصل دوم : چگونگی معرفی اطلاعات پایه مورد نیاز برای انجام عملیات جاری در دارایی ثابت
ü فصل سوم : چگونگی ورود اطلاعات استقرار دارایی
ü فصل چهارم : نحوه ایجاد دارایی و اطلاعات مربوط به آن
ü فصل پنجم : چگونگی ورود اطلاعات مربوط به تعمیرات اساسی دارایی
ü فصل ششم : چگونگی عملیات مربوط به جابجایی با تغییر وضعیت دارایی
ü فصل هفتم : اشکال مختلف خروج دارایی از لیست داراییها و عملیات مربوط به آن
ü فصل هشتم : نحوه تهیه فهرستی از داراییها ، جهت اموال گردانی
ü فصل نهم : چگونگی ورود اطلاعات مربوط به تجدید دارایی
ü فصل دهم و یازدهم : نحوه تغییر و ایجاد سال مالی و انتقال مانده ها به سال جدید
ü فصل دوازدهم و سیزدهم : شیوه استفاده کاربران از گزارشهای دارایی ثابت عنوان گردیده است .
با توجه به توضیحات موجود در راهنمای استفاده کاربری از برنامه نرم افزاری همکاران سیستم در طبقه دارایی ثابت مشهود و استفاده از نظریات صاحب نظران و کارشنان زبده و با تجربه در حسابداری در رابطه با مزایا و معایبی که این سیستم دارا می باشد (البته توجه به این موضوع که موارد اعلام شده در ذیل حتمی و قطعی نمی باشد) که این موارد در زمینه خریداری ، نصب و راه اندازی سیستم و همچنین مراحل ثبت حسابداری در طبقه داراییهای ثابت مشهود را شامل می شود.
مزایا
1. کمک به مدیریت و مراقبت از داراییها و کنترل سرمایه گذاری
با جمع آوری اطلاعات مربوط به داراییهای خریداری شده در سازمانها و همچنین نظارت بر وضعیت این گونه داراییها به منظور جایگزینی به موقع ، کسب اطمینان از پوشش بیمه ای مناسب ، کنترل نقل و انتقال ، محاسبه استهلاک و 000 در یک بانک اطلاعاتی متمرکز ، ضمن پردازش و داده کاوی این اطلاعات می توان کنترل قدرتمندی بر روی وضعیت داراییهای موجود در سازمان و روند سرمایه گذاری در این حوزه داشت.
2. یکپارچگی اطلاعات و سهولت در انجام عملیات
یکپارچگی این سیستم با سیستم های حسابداری انبار و تدارکات علاوه بر یکپارچه کردن اطلاعات ، موجب افزایش بهره وری سازمانی و اطمینان از صحت و دقت اطلاعات نمایش داده شده در گزارشها می شود.
3. تعریف قوانین استهلاک توسط کاربر و یا استفاده از جدول قوانین ثبت شده در نرم افزار
4. تعیین محل استقرار دارایی بصورت درختواره
5. گروه بندی درختواره ای داراییها
6. تفکیک وظایف جمع دار از حسابدار اموال
7. تعیین روش محاسبه استهلاک دارایی از طریق گروه دارایی یا اقلام دارایی
8. ثبت اطلاعات داراییها و امکان صدور اسناد استهلاک دارایی
9. صدور اسناد مالی دارایی
10. ثبت داراییها و تخصیص شماره پلاک از طریق خرید مستقیم دریافت از انبار اقلام تکمیل شده توسط پروژه یا اقلام انتقالی از سازمانهای دیگر
11. قیمت گذاری دارایی بر اساس قیمت مندرج در برگ تحویل انبار قیمت تمام شده پروژه یا قیمت خرید
12. تعمیرات اساسی و امکان انتخاب روش تاثیر گذاری تعمیرات در محاسبه استهلاک
13.امکان تعدیل قیمت
14. بیمه دارایی بصورت فردی و گروهی و محاسبه هزینه بیمه
15. صدور سند محاسبات بیمه
16. صورت برداری و تطبیق دارایی
17.تعیین جمع دارایی بطو همزمان
18.محاسبه تعدیلات نرخ و روش محاسبه استهلاک دارایی
19. ثبت مالیات بر ارزش افزوده
20. ارزیابی مجدد دارایی
21. محاسبه استهلاک داراییها بصورت جمعی و گروهی یا اقلام دارایی
22.نقل و انتقال ، خروج و حذف دارایی و ثبت سوابق مربوط به هریک
23.اعلام بدون استفاده شدن دارایی برای در نظر گرفتن تاثیر آن در محاسبه استهلاک دارایی
24.عملیات پایان سال داراییها
25.گزارش مرور داراییها (کارت داراییها): امکان بررسی و مرور اطلاعات داراییها (شامل : پلاک گروه طبقه بندی محل استقرار ریز تفصیلی ها)
26.گزارشات آماده : امکان گزارش گیری از اطلاعات لیست داراییها ، نقل و انتقالات و تعدیلات را برای کاربر فراهم می کند.
27.گزارش خلاصه عملکرد : امکان تهیه گزارش خلاصه عملکرد به تفکیک گروه تفصیلی و طبقه بندی را فراهم می کند.
28.گزارش مغایرت اسناد حسابداری : امکان کنترل و ردیابی مغایرت اطلاعات ثبت شده در دارایی ثابت و اطلاعات اسناد حسابداری را می دهد.
معایب
1. طبق تجربه شخصی کارشناسان زبده و با تجربه در شرکت مورد تحقیق در 10 تا 12 سال قبل از جانب شرکت همکاران سیستم نیازهای متنوع و گاه متناقص استفاده کنندگان را به نحو بسیار خوبی برآورده می کردند ، مواردی از قبیل : کانورت کردن دیتا بیس های نرم افزارهای دیگر به همکاران سیستم ، آموزش هایی با کیفیت بالا در حد مشاوره و موارد بسیاری از این دست باعث می شد که استفاده کنندگان سیستم اطمینان حاصل کنند که کارشناسان همکاران سیستم همزمان به نرم افزارهای تخصصی خود در هر دو رشته حسابداری و کامپیوتر تا حد قابل قبولی خبره هستند.
کارشناسان کم تجربه سال های اخیر بخصوص در آموزش و نیز پاسخگویی با تاخیر ، به نیازهای مشتریان که احتمالا از بزرگ شدن این شرکت نشات می گیرد و اعمال محدودیت در دسترسی به اطلاعات برای کارشناسان و طبقه بندی شدن آن شاید به دلیل پیشگیری از سوء استفاده های احتمالی ، در سال های اخیر باعث مقداری تنبلی و سنگین شدن غیر عادی وکاهش انعطاف پذیری مجموعه همکاران سیستم شده که این موضوع در فروش ، نصب و راه اندازی کمتر و در پشتیبانی و آموزش نرم افزارهای همکاران سیستم بیشتر به چشم می خورد .
به نظر می رسد شرکت همکاران سیستم می بایست افزایش مراقبتهای حرفه ای کارکنان و جذب نیروهای حرفه ای تر ، که احتمالا با هزینه بیشتری مواجه خواهد بود را از یکسو و افزایش کنترل خود بر شرکتهای منطقه ای یا پناه را در برنامه های خود قرار دهند تا مبادا با دریافت هزینه های بالای این شرکتهای زیرمجموعه در استقرار و پشتیبانی ولی بدون کیفیت ، به شان همکاران سیستم و بعضا زیرکانه به این "برند" آسیب برسانند.
2. درست است که همکاران سیستم هنوز هم در رقابت با سایر نرم افزارهای مشابه به لحاظ کیفیت ، بی منازعه می باشد ولی به نظر می رسد باید روش فکری اش را در قبال مشتریانش که باعث موفقیت آن مجموعه در بدو تاسیس و در ادامه آن شده را حفظ کند و مغرور نشود و بداند که وفاداری مشتریانش لزوما همیشگی نیست.
3. بعد از اختصاص دادن پلاک اموال به دارایی در صورتیکه اشتباه از سوی کاربر در ثبت دارایی صورت گرفته باشد و بخواهد دارایی را حذف کند ، پلاک اموال اختصاص داده شده سوخت شده و از بین می رود و دیگر نمی توان آن را به دارایی دیگری اختصاص داد.
4. در هنگام ثبت چندین دارایی مشابه بصورت یکجا در صورتیکه مبلغ بهای تمام شده داراییها ، رند و سرراست نباشد ، سیستم همه داراییها بجز یک مورد را رند کرده و تفاوت را در یک دارایی آخر اعمال می کند.
5. گاهی اوقات بعد از انجام محاسبات استهلاک و بعد از اینکه سیستم سند استهلاک را ثبت کرد ، سیستم یک سند تعدیل بعنوان اصلاح محاسبات صادر می کند .
