مشخصات دفاتر قانونی
کلیات
ماده 1 : مقررات آئین نامه شامل مودیانی است که در موعد مقرر در قانون مالیاتهای مستقیم ترازنامه و حساب سود و زیان متکی به دفاتر قانونی خود را با رعایت مقررات مربوط حسب مورد تسلیم کرده اند.
فصل اول ـ تعاریف
ماده 2 : دفاتر قانونی مشمول این آئین نامه عبارت است از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر که به فارسی تحریر و قبل از ثبت هر گونه معامله در آن مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماینده اداره ثبت اسناد امضاء و پلمپ شده باشد.
ماده 3 : دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهر نویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و سایر عملیات محاسباتی که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلا استثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند.
ماده 4 : دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه بر حسب سرفصل یا کد گذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت می شود به ترتیبی که نتیجتاٌ تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان پذیر باشد.
ماده 5 : دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزا ساختن هر یک از حسابهای دفتر کل بر حسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارتهای حساب در حکم دفاتر معین است.
ماده 6 : کارتها یا اوراق چاپ شده که با دست تکمیل شود سیستم کارتی و اروراق چاپ شده که توسط ماشینهای حسابگر مکانیکی یا الکترونیکی تهیه می شود بر حسب مورد سیستمهای مکانیکی و الکترونیکی نامیده می شود.
ماده 7 : دفتر مشترک روزنامه و کل دفتری است که برای حسابهای مورد نیاز موسسه طبق اصول متداول دفتر داری متضمن ستون های سرفصل حساب باشد به طوری که با ثبت و نگاهداری دفتر مذکور بتوان نتایج تمام عملیات را از آن استخراج و حساب سود و زیان و ترازنامه تهیه کرد.
ماده 8 : برگه یا مدرک حساب عبارت از نوشته ای است که در آن یک یا چند داد و ستد انجام شده به مناسبت حسابهائی که بدهکار یا بستانکار شده تجزیه و صادر می شود و چنین مدرکی پس از امضاء مرجع ذیصلاح قابل ثبت در دفاتر معین و روزنامه و کل است.
فصل دوم ـ مشخصات دفاتر قانونی
ماده 9 : مودی باید کلیه عملیات مالی و پولی و محاسباتی خود را طبق مقررات این آئین نامه در دفاتر روزنامه و کل ثبت کند ولو آنکه برای نگاهداری حساب از ماشینهای مکانیکی یا الکترونیکی و کارتهای حساب استفاده شود.
اشتباهات حساب حاصل در ثبت عملیات در صورتی که بعدا در اثنا عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و به اصلاح آن در دفتر مبادرت و مستندات آن ارائه شود به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
ماده 10 : کلیه معاملات موسسه باید در همان روز انجام در دفتر روزنامه ثبت شود.
ماده 11 : کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.
ماده 12 : موسساتی که دارای شعبه هستند مکلف اند با توجه به روشهای حسابداری خود خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمپ شده باشد لااقل سالی یک بار و در غیر این صورت ماه به ماه در دفاتر مرکز موسسه ثبت کنند.
ماده 13 : تاخیر پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره 3 و 4 ماده 10 در مورد دفتر روزنامه و ماده 11 در مورد دفتر کل برای ثبت معاملات موجب غیر قانونی شناختن دفاتر نخواهد بود.
ماده 14 : اشخاصی که حسابهای خود را در دفتر مشترک روزنامه و کل نگاهداری می کنند مکلف اند برای ثبت کلیه داد و ستدهای خود دفتر کل جداگانه نیز نگاهداری کنند.
ماده 15 : مودیانی که از سیستمهای مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می کنند موظفند حداقل ماهی یک بار خلاصه اسنادی را که به ماشینهای مکانیکی یا الکترونیکی داده اند در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پایان ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند و علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آئین نامه یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند حکم این ماده راجع به الزام مودیان مزبور برای ثبت اسناد فوق الذکر در دفتر روزنامه در هر ماه یک بار و انتقال حسابها به دفتر کل در مهلت مذکور نسبت به مودیانی که سال مالی آنها در سال 1352 بعد از تاریخ ابلاغ این آئین نامه شروع می شود از اول سال مالی نامبرده و در مورد سایر مودیان از اول سال 1353 قابل اجرا خواهد بود.
ماده 16 : اعمال زیر در دفتر نویسی ممنوع است:
الف) قلم زدن مندرجات دفاتر روزنامه و کل و بین سطور و حاشیه نوشتن آنها.
ب) تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر روزنامه و کل.
ج) جای سفید گذاشتن در هر صفحه از دفاتر روزنامه، در اثناء عملیات.
و همچنین سفید ماندن یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه در اثناء عملیات.
د) محو کردن مندرجات دفتر روزنامه یا کل با وسائل شیمیائی و نظائر آن.
ه) بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی.
و) استفاده از دفاتر ناتمام ثبت و پلمپ شده سال یا سالهای قبل و ثبت عملیات سال مالیاتی بعد در آنها مودیان مکلف اند برای هر سال دفاتر جدیدی برای نگاهداری حساب داد و ستد خود ثبت و پلمپ نمایند.
ماده 17 : تخلف از تکالیف مقدر در آئین نامه و ارتکاب اعمالی که در دفتر نویسی ممنوع شناخته شده است در موارد زیر موجب رد دفتر می باشد:
الف) ثبت تمام یک فعالیت ( آرتیکل ) بین سطور.
ب) تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر روزنامه و کل به منظور سو استفاده.
ج) بین سطور نوشتن در دفتر روزنامه یا دفتر کل و همچنین جای سفید گذاشتن هر صفحه دفتر روزنامه بیش از حد معمول یا سفید ماندن تمام یک یا چند صفحه از دفتر روزنامه به منظور سو استفاده به استثنای موارد مذکور در تبصره 1 ماده 16 .
د) محو کردن مندرجات دفتر روزنامه یا کل با وسائل شیمیایی و نظایر آن.
ه) بستانکار شدن حسابهای بانکی و نقدی مگر اینکه حسابهای بانکی با صورت حساب بانک مطابقت نماید یا بستانکار شدن حسابهای بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حسابها یا دریافت و پرداختها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست
و غیره ...
ماده 18 : موارد مذکور در ماده 17 در صورتی که دفاتر و اسناد و مدارک مودی مورد قبول هئیت موضوع تبصره 1 ماده 81 یا کمیسیون های تشخیص قرار گیرد و در سایر موارد مشروح در زیر موجب تعلق جریمه می باشد.
الف) قلم زدن مندرجات دفاتر روزنامه و کل در هر مورد پنجاه ریال و حداکثر پنج هزار ریال.
ب) بین سطور نوشتن یک فعالیت ( آرتیکل ) در هر مورد پنج هزار ریال
ج) استفاده از دفاتر ناتمام ثبت و پلمپ شده سال یا سالهای قبل مبلغ پنجاه هزار ریال.
د) تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر روزنامه و کل هر مورد یک هزار ریال.
ه) بین سطور نوشتن قسمتی ازیک فعالیت در هر مورد پانصد ریال.
و) تاخیر تحریر غیر مجاز دفتر روزنامه یا کل ماشین و برنامه های آن مبلغ پنجاه هزار ریال.
و غیره...
ماده 19 : ادارات دارئی موظفند فهرست دفاتر پلمپ شده ارسالی از طرف اداره ثبت اسناد را به حوزه های مالیاتی مربوط بفرستند. همچنین مودیان موظفند در اظهار نامه خود تعداد و نوع دفاتری که برای سال مالیاتی مربوط پلمپ کرده اند بنویسند و به هر صورت ممیزین مالیاتی مکلف اند پس از اطمینان از اینکه دفاتر مودی منحصر به دفاتر ابرازی است و دفتر دیگری پلمپ نکرده است اقدام به رسیدگی آن کنند.
ماده 20 : مودیانی که مجاز به استفاده از دفاتر نمونه مخصوص مذکور در ماه 161 قانون مالیاتهای مستقیم هستند نیز در صورتی که ثابت شود در اداره ثبت اسناد دفاتر دیگری ثبت و پلمپ کرده اند مکلف به ابراز دفاتر پلمپ شده خود خواهند بود و در صورت خوداری مالیات آنها از طریق علی الراس تشخیص خواهد شد.
منبع: حسابداری مالیاتی
نویسنده: محمد رمضان احمدی