هزينه حقوق و دستمزد نشان دهندۀ سهم نيروي کار در توليد محصولات و ارائه خدمات و يگي از مهمترين هزينه هاي عملياتي اغلب مؤسسات است.وضايف حسابداران در مورد هزينه حقوق و دستمزد در عين سادگي بسيار با اهميت است.محاسبه و پرداخت درست و مدارک مناسب سيستم حقوق و دستمزد از عوامل اساسي در برقراري رابطه مطلوب بين کارکنان،مديريت و مقامات قانوني است.
سيستم حقوق و دستمزد مجموعه اي از اجزاي به هم پيوسته در داخل يک مؤسسه است که داده هاي مربوط به سهم نيروي کار در توليد و يا ارائه خدمات را به صورتها و اطلاعات حقوق و دستمزد تبديل مي کند.داده هاي مربوط به سهم نيروي کار شامل نام کارکنان، شمارۀ تأمين اجتماعي،ساعات کارکرد،نرخ دستمزد ساعتي،اضافه کاري،کسور و....است.
کنترل داخلي مناسب براي سيستم حقوق و دستمزد شامل تقسيم دقيق وضايف بين دواير مختلف است که مسؤليتها و وضايفي در سيستم حقوق و دستمزد به عهده دارند.دواير کارگزيني، ثبت اوقات کار، حقوق و دستمزد و پرداخت دوايري هستند که وضايف سيستم حقوق و دستمزد به عهده دارند. کنترل داخلي مناسب تفکيک دقيق وظايف اين دواير و عدم تداخل اين وضايف با يکديگر است.
دايرۀ کارگزيني وظيفۀ استخدام کارکنان جديد بر اساس دستورالعملهاي مؤسسه را به عهده دارد. که پس از استخدام کارکنان جديد سوابقي را که نشان دهندۀ تاريخ استخدام، نرخ دستمزد و کسور مربوط است به دايرۀ حقوق و دستمزد اعلام مي دارد.
در دايرۀ ثبت اوقات کار، حضور و غياب کارکنان بر اساس کارت ساعت مشخص مي شود.در برخي از مؤ سسات حضور و غياب به صورت دستي و توسط سرپرستان انجام مي شود، که از دقت و صحت استفاده از کارت ساعت بر خوردار نيست .
دايرۀ حقوق و دستمزد وظيفۀ انجام محاسبات (پردازش)داده هاي مربوط به حقوق و دستمزد را به عهده دارد و ستاده هاي زير را تولي مي کند:)(الف)ليست حقوق ودستمزد،(ب)سوابق محاسبات حقوق هر از کارکنان، و (ج) صدور چگ.
پرداخت حقوق ودستمزد در دايرۀ پرداخت و يا توسط شخصي که مسؤليت پرداخت حقوق و دستمزد را به عهده دارد انجام مي شود. از نظر رعايت کنترلهاي داخلي بهترين روش پرداخت حقثوق و دستمزد،پرداخت توسط چک از حساب جاري بانکي است. در صورتي که به دلايل مختلف امکان پرداخت نقدي حقوق و دستمزد وجود نداشته باشد، معادل جمع مبلغ مورد نياز براي پرداخت خالص ليست حقوق و دستمزد وجه نقد از حساب جار ي بانکي مؤسسه دريافت و خالص حقوق و دستمزد هر از کارکنان در پاکتهاي مخصوص پس از کنترل جمع مبالغ پاکتها و موازنۀ آن با جمع خالص قابل پرداخت ليست حقوق و دستمزد و اخذ امضا از کارکنان به آنها پرداخت مي شود. در مواقعي که تعداد کارکنان مؤسسه زياد است، استفاده از يک حساب مخصوص براي پرداخت حقوق و دستمزد روش مناسبي است و از طريق اين حساب خاص چک در وجه هر يک از کارکنان صادر و پرداخت صورت مي گيرد.در برخي از مؤسسات براي سهولت در پرداخت براي هر يک از کارکنان نزد بانک حساب بانکي افتتاح مي شود و هنگام پرداخت حقوق و دستمزد معادل جمع خالص قابل پرداخت ليست يک فقره چک در وجه بانک صادر و همراه ليست حقوق و دستمزد مه شمارۀ حساب بانکي هر يک از کارکنان در مقابل نام وي درج شده است اه اهنک ارسال مي شود و بانک مبلغ مربوط به هر يک از کارکنان را به حساب بانکي وي واريز مي کند.
هزينۀ حقوق و دستمزد متشکل از جمع مبالغ پرداختي به کارکنان مؤسسه به صورت روزانه، هفتگي يا ماهانه است. به غير از دستمزد ثابت(پايه)که بر مبناي ساعات کارکرد يا ميزان انجام کار و يا محصول توليد شده محاسبه مي شود، هزينه حقوق و دستمزد شامل موارد ديگري از قبيل اضافه کاري، فوق العاده پرداختي بابت کار در روزهاي تعطيل و جمعه و ..... است، همچنين مزاياي نقدي و غير نقدي ديگري محاسبه و پرداخت مي شود.
درآمد کارکنان شامل درآمد ساعات کارکرد عادي و ساير مزاياي نقدي و غير نقدي است .هر ساعت اضافه کار 4/1 برابر ساعات عادي محاسبه مي شود. پاداش يکي ديگر از موارد درآمد کارکنان است که در اغلب مؤسسات براي تشويق و افزايش کارآيي کارکنان علاوه بر حقوق و دستمزد محاسبه و پرداخت مي شود. در برخي از مؤسسات محاسبه پاداش در پايان سال و بر اساس درصدي از سود مؤسسه انجام مي شود که در اين صورت موارد زير مي تواند مبناي محاسبه قرار گيرد: (الف) سود قبل از کسر ماليات بر درآمد و پاداش، (ب)سود قبل از کسر ماليلت بر درآمد و پس کسر بر پاداش،(ج) سود پس از کسر ماليات بر درآمد و قبل از کسر پاداش، و (د) سود پس از کسر ماليات بر درآمد و پاداش، از آنجا که مبلغ پاداش در هر يک از حالات فوق تفاوت زيادي با يکديگر دارد، توجه و دقت در تعيين مبناي محاسبه در هنگام انعقاد قرارداد بين کارفرما و کارکنان اهميت فراواني خواهد داشت.
مجموع حقوق و دستمزد هر يک از کارکنان قبل از پرداخت در دايرۀ حقوق و دستمزد محاسبه و کسور مربوط کسر و مبلغ قابل پرداخت تعيين مي شود. کسور حقوق و دستمزد کارکنان شامل حق بيمه به ميزان 7% ،ماليات حقوق و ساير کسور از قبيل وام ضروري و مسکن و ..... است.
در اغلب سيستمهاي حقوق و دستمزد از فرمها و مدارک خاصي استفاده مي شود که ليست حقوق و دستمزد يکي از آنها ست. ليست حقوق و دستمزد يک فرم چند ستوني است که اطلاعات مربوط به جمع ناخالص حقوق و دستمزد، کسور و خالص قابل پرداخت هر يک از کارکنان به تفکيک و در يک سطر آن نوشته مي شود.پس از تهيۀ ليست حقوق و دستمزد و کنترل آن، در دفاتر مؤسسه ثبت مي شود جمع حقوق و دستمزد ناخالص به حسابهاي هزينۀ حقوق و دستمزد قسمتهاي مختلف بدهکار مي شود و کسور و حقوق دستمزد پرداختني به حسابهاي مربوط بستانکار مي شود.حق بيمه سهم کارفرما بخشي از هزينه هاي مؤسسه است که هنگام ثبت هزينه حقوق و دستمزد در دفاتر مؤسسه به بدهکار هزينۀ حقوق و دستمزد قسمتهاي مختلف منظور و به بستانکار حق بيمۀ پرداختني سهم کارفرما ثبت مي شود.
صورتحساب حقوق و دستمزد از فرمها و ستاده هاي ديگر سيستم حقوق و دستمزد است که نشان دهندۀ جمع ناخالص کسور و مبلغ خالص قابل پرداخت هر يک از کارکنان است و به شکلهاي مختلف تهيه و هنگام پرداخت حقوق تحويل کارکنان مي شود.
کارت مشخصات حقوق و دستمزد از فرمها و مدارک سيستم حقوق و دستمزد است که اطلاعات ثابت و تغيرات بعدي حقوق و دستمزد هر يک از کارکنان نشان مي دهد.
کارت مجموع درآمد کارکنان نيز از فرمها و مدارک سيستم حقوق و دستمزد است که به اطلاعات حقوق و دستمزد يک سال به تفکيک ماههاي مختلف مربوط به هر يک از کارکنان را جداگانه در آن ثبت مي کنند.
اغلب مؤسسات از خدمات دو گروه عمدۀ کارکنان و پيمانکاران مستقل استفاده مي کنند که کارکنان در استخدام موقت يا دائم مؤسسات ولي پيمانکاران مستقل از کارفرما هستند. مبلغ پرداختي به کارکنان را حقوق و دستمزد و مبالغ پرداختي به پيمانکاران را حق الزحمه و در مواردي حق المشاوره مي گويند.
منبع:
یحیی حساس یگانه-اصول حسابداری 2
